Rästikirjanpito – mitä tehdä, jos kirjanpito on jäänyt jälkeen?

Joskus voi käydä niin, ettei kirjanpito ihan pysy yrityksen vauhdissa. Silloin rästit kannattaa hoitaa nopeasti kuntoon, jottei kuva yrityksen taloudesta hämärry tai viivästyneistä viranomaisilmoituksista koidu myöhästymismaksuja. Hyvä uutinen on, ettei rästikirjanpito vaadi taikatemppuja: kun lähtötilanne selvitetään asiantuntijan kanssa, kirjanpito saadaan ajan tasalle tuossa tuokiossa.

Seuraavaksi käydään läpi, mitä rästikirjanpito tarkoittaa, miksi rästejä syntyy, mihin seuraamuksiin ne voivat johtaa ja miten kirjanpito saadaan takautuvasti kuntoon.

Mitä rästikirjanpito tarkoittaa?

Rästikirjanpito on kirjanpitoa, joka tehdään jälkikäteen ajalta, jolta kirjanpito on jäänyt tekemättä tai se on puutteellista. Rästissä voi olla muutama kuitti, kuukausi tai pidempikin ajanjakso.

Käytännössä rästikirjanpidossa tehdään samat asiat kuin tavallisessakin kirjanpidossa: tositteet käydään läpi, tapahtumat kirjataan oikeille kuukausille ja luvut täsmäytetään pankkitilin kanssa. Erona on se, että työ tehdään jälkikäteen yhdeltä istumalta eikä kuukausi kerrallaan. Vähän kuin pesisi koko kevään pyykit vappuna.

Miksi kirjanpito voi olla myöhässä?

Puutteellinen tai myöhässä hoidettu kirjanpito ei kerro yrittäjän huolimattomuudesta. Yleensä taustalla on jokin arkinen syy:

• Kiire. Yrityksen ydintyö menee edelle, ja tositteet jäävät odottamaan vähän rauhallisempaa viikkoa. Joskus sellaista ei vain ole näköpiirissä.
• Yritys perustettiin ilman kirjanpitäjää. Vaikka uuden yrityksen kirjanpito hoituisi omin avuin, saattavat työt kasaantua toiminnan kasvaessa. Ensimmäiset kuukaudet kuluvat helposti liikeidean, asiakashankinnan ja starttirahahakemuksen parissa, ja kirjanpito voi muistua mieleen vasta ensimmäisen veroilmoituksen lähestyessä.
• Kirjanpitäjä jäi pois. Joskus yhteistyö päättyy yllättäen esimerkiksi kirjanpitäjän jäädessä eläkkeelle, ja uuden kumppanin löytäminen voi viedä tovin.
• Tee-se-itse-kirjanpito jäi kesken. Tai sinne livahti virheitä, joiden korjaaminen tuntuu ylivoimaiselta.
• Talous on tiukilla. Jos kassan pohja häämöttää, voi tilitoimistokin päätyä säästökohteeksi. Silloin palvelu kannattaa kilpailuttaa.

Rästikirjanpito ei kytkeydy tiettyyn toimialaan tai yrittäjätyyppiin. Olennaisempaa kuin se, miksi rästit syntyvät, on se, miten ne ratkotaan.

Miksi kirjanpito kannattaa korjata?

Rästit eivät katoa itsestään. Päinvastoin: ne kasvavat korkoa korolle, ainakin työmäärän osalta. Ajan tasalla oleva kirjanpito on paitsi yrittäjän lakisääteinen velvollisuus, myös avain yrityksesi talouden ymmärtämiseen.

Jos kirjanpitoa ei hoida takautuvasti kuntoon:

• Ilmoitukset myöhästyvät. Esimerkiksi arvonlisäveroilmoitukset ja yrityksen veroilmoitus perustuvat kirjanpitoon. Myöhästyneistä ilmoituksista voi seurata myöhästymismaksuja tai jopa veronkorotuksia.
• Oma tilannekuva hämärtyy. Ilman kirjanpitoa on vaikea tietää, onko liiketoiminta kannattavaa, paljonko yrityksestä voi nostaa rahaa tai koituuko veroista yllätyksiä.
• Rahoitus ja yhteistyöt mutkistuvat. Pankki, rahoittaja tai yhteistyökumppani saattaa kaivata ajantasaisia lukuja, joiden puuttumista on ikävä joutua selittämään.
• Työmäärä kasvaa. Mitä vanhempia tositteita, sitä vaikeammaksi niiden selvittely menee. Kuten kuitit, myös muistikuvat haalistuvat ajan saatossa.

Kirjanpitovelvollisuuden laiminlyönti on pahimmillaan rangaistava teko. Siksi rästeihin kannattaa tarttua heti: mitä aiemmin ryhdyt toimeen, sitä helpommalla pääset.

Myöhästymismaksut: mitä myöhästyneistä ilmoituksista seuraa?

Kun kirjanpito on rästissä, myös sen pohjalta annettavat ilmoitukset saattavat myöhästyä. Keräsimme tähän yleisimmät seuraamukset, mitä viiveistä voi koitua. Hyvä uutinen on, että mitä aiemmin ilmoitukset saadaan annettua, sitä pienemmiksi maksut yleensä jäävät.

ALV-ilmoitus myöhässä

Arvonlisäveroilmoitus on annettava jokaiselta verokaudelta, vaikka maksettavaa veroa ei olisi. Jos ilmoitus myöhästyy 1–45 päivällä, ALV-ilmoituksen myöhästymismaksu on Verohallinnon mukaan 3 euroa jokaiselta myöhästyneeltä päivältä, kuitenkin enintään 135 euroa. Jos ilmoitus myöhästyy yli 45 päivää, maksuun lisätään 2 prosenttia myöhässä ilmoitetun maksettavan veron määrästä, enintään 15 000 euroa verolajilta.

Myöhästymismaksu määrätään erikseen jokaiselta verokaudelta. Jos kirjanpito on ollut rästissä useamman kuukauden, maksuja voi kertyä useita. ALV-ilmoitukselle ei voi saada lisäaikaa, mutta jos ilmoitus on myöhästynyt erityisen syyn takia, voi Verohallinnolta hakea myöhästymismaksun perimättä jättämistä.

ALV-ilmoituksen korjaaminen

Rästikirjanpidon yhteydessä voi selvitä, että jo annettuja arvonlisäveroilmoituksia pitää korjata. Korjauksen voi tehdä ilman seuraamuksia 45 päivän kuluessa alkuperäisen ilmoituksen määräpäivästä. Jos korjaat ilmoitusta myöhemmin ja maksettavan veron määrä kasvaa, myöhästymismaksu on 2 prosenttia myöhässä ilmoitetusta maksettavasta verosta, enintään 15 000 euroa verolajilta.

Yrityksen veroilmoitus myöhässä

Toiminimen veroilmoitus on annettava tilikauden päättymistä seuraavan vuoden huhtikuun alussa ja osakeyhtiön veroilmoitus neljän kuukauden kuluessa tilikauden päättymiskuukauden lopusta. Jos veroilmoitus annetaan myöhässä mutta ennen kuin verotus on päättynyt, Verohallinto määrää myöhästymismaksun. Se on toiminimelle 50 euroa ja osakeyhtiölle 100 euroa verovuodelta.

Jos ilmoitus annetaan vasta verotuksen päätyttyä, seurauksena on veronkorotus, joka lasketaan prosentteina lisätystä tulosta. Vastuu ilmoitusten oikea-aikaisuudesta on aina yrittäjällä, vaikka ilmoitukset olisi annettu tilitoimiston hoidettavaksi.

Tilinpäätös myöhässä

Osakeyhtiön on ilmoitettava tilinpäätös rekisteröitäväksi PRH:n ylläpitämään kaupparekisteriin kahdeksan kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä. Useimmat yritykset hoitavat tilinpäätöksen rekisteröinnin veroilmoituksen yhteydessä. Velvollisuus koskee osakeyhtiöitä ja osuuskuntia, ei toiminimiä.

Jos tilinpäätöksen rekisteröinti on myöhässä, PRH määrää myöhästymismaksun:

• 150 euroa, jos tilinpäätös on ilmoitettu enintään 2 kuukautta myöhässä
• 300 euroa, jos tilinpäätös on ilmoitettu 2–4 kuukautta myöhässä
• 600 euroa, jos tilinpäätös on yli 4 kuukautta myöhässä tai jää kokonaan ilmoittamatta.

Maksu on kaksinkertainen, jos tilinpäätös myöhästyy kahdelta tai useammalta peräkkäiseltä tilikaudelta. Pitkään jatkunut laiminlyönti voi lopulta johtaa yrityksen poistamiseen kaupparekisteristä.

Arvioverotus

Jos veroilmoitus jää kokonaan antamatta, Verohallinto voi arvioida verotettavan tulon tai arvonlisäveron määrän itse. Tuloverotuksessa tätä kutsutaan arvioverotukseksi, arvonlisäverotuksessa puhutaan veron määräämisestä arvioimalla. Arvio tehdään Verohallinnon saatavilla olevien tietojen perusteella, eikä se välttämättä vastaa yrityksen todellista tilannetta. Arvion lisäksi määrätään yleensä veronkorotus.

Arvioidun veron saa korjattua antamalla ilmoitukset todellisten lukujen perusteella, ja siihen tarvitaan ajan tasalla oleva kirjanpito.

Kolme tapaa hoitaa rästikirjanpito

Vaikka kirjanpito olisi jäänyt rästiin useammaksi kuukaudeksi tai jopa vuodeksi, tilanteen voi korjata. Käytännössä vaihtoehtoja on kolme.

1. Tee itse

Rästikirjanpidon voi tehdä itse, mutta siihen kannattaa varata reilusti aikaa. Usean kuukauden kuittien ja laskujen etsiminen, kirjaaminen oikeille päivämäärille ja täsmäyttäminen pankkitilin kanssa on iso työ, etenkin jos kirjanpito ei ole entuudestaan tuttua.

2. Osta rästikirjanpito tilitoimistolta

Toinen vaihtoehto on ostaa rästikirjanpito kirjanpitäjältä tai tilitoimistolta. Hinta määräytyy yleensä sen mukaan, kuinka paljon tositteita ja selvitettävää on. Rästien selvittely on usein työläämpää kuin juokseva kirjanpito, mikä voi näkyä myös hinnassa.

3. Siirrä kirjanpito UKKO Yrittäjään

Kolmas vaihtoehto on siirtää kirjanpito UKKO Yrittäjään ja hoitaa rästit siirron yhteydessä. Silloin rästit ja tuleva kirjanpito hoituvat samassa paikassa.

Näin rästikirjanpito hoidetaan askel askeleelta

Kun siirryt UKKO Yrittäjään ja kirjanpito on jäänyt jälkeen, homma etenee näin:

1. Kartoitetaan tilanne. Asiantuntijamme tarkistaa kanssasi, miltä ajalta kirjanpito puuttuu, paljonko aineistoa on kertynyt ja tarvitseeko aiempaa kirjanpitoa korjata.
2. Arvioidaan toteutus ja hinta. Jokaisen yrityksen tilanne tarkistetaan tapauskohtaisesti, ja saat tarkan hinta-arvion jo ennen kuin sitoudut mihinkään.
3. Kootaan aineisto. Asiantuntijamme pyytää sinulta tai edelliseltä tilitoimistoltasi tarvittavat tositteet ja muut kirjanpitoaineistot. Voit lisätä tositteet helposti suoraan UKKO Yrittäjä -palveluun.
4. Kirjanpito päivitetään ajan tasalle. Kun kuitit ovat kasassa, me pistämme pinon suoraksi: rästikuukaudet kirjataan ja täsmäytetään, ja sinä pääset keskittymään omaan työhösi.

Aloitus ei vaadi pitkää sähköpostisotaa. Jos haluat selvittää tilanteen, voit varata maksuttoman tapaamisen asiantuntijamme kanssa ja pyytää tarkan tarjouksen rästikirjanpidosta.

Vinkki: Pääset nopeimmin vauhtiin, kun kokoat valmiiksi nämä:

• ostokuitit ja -laskut
• myyntilaskut
• tiliotteet tai pankkitapahtumat koko rästijaksolta
• edellinen tilinpäätös tai tuloslaskelma, jos sellainen on tehty.

Entä jos kuitteja puuttuu?

Joskus osa rästijakson kuiteista on ehtinyt kadota. Se hankaloittaa työtä, mutta ei estä kirjanpidon tekemistä.

Kirjanpito perustuu tositteisiin eli laskuihin, kuitteihin ja muihin asiakirjoihin, joista selviää, mitä on ostettu, keneltä, milloin ja mihin hintaan sekä kuinka suuri osa summasta on arvonlisäveroa. Kadonneen kuitin tilalle kannattaa ensin pyytää kopio myyjältä. Jos sekään ei onnistu, kirjaus voidaan tehdä yrittäjän oman selvityksen perusteella.

Itse laaditussa selvityksessä tulee olla nämä tiedot:

• ostettu tuote tai palvelu
• myyjä eli keneltä ostos on tehty, sekä mahdollinen Y-tunnus tai muu tunniste
• ostopäivä
• ostoksen hinta.

Huomaa, että omalla selvityksellä kirjatuista kuluista ei voi vähentää arvonlisäveroa. Pankin tiliote kertoo, että maksu on tehty, mutta ei sitä, mitä ostettiin, joten pelkkä tiliote ei yleensä riitä tositteeksi. Kerro puuttuvista kuiteista asiantuntijallemme jo tilanteen kartoitusvaiheessa, niin ne osataan huomioida.

Kilpailuta kirjanpitosi ja aloita puhtaalta pöydältä

Jos kirjanpito on päässyt rästiin, on myös hyvä miettiä, toimiiko nykyinen järjestely.

Kirjanpidon kululaskurilla voit verrata nykyisiä kirjanpitokulujasi UKKO Yrittäjään ja selvittää, miten paljon säästäisit vaihtamalla. Saat tuloksen hetkessä eikä se sido sinua mihinkään.

Lue myös:

Toiminimestä osakeyhtiöksi: Milloin vaihtaminen kannattaa?

Pienhankinnat kirjanpidossa on todella helppo määritellä ja merkitä – näillä esimerkeillä asia kirkastuu

Suoriteperusteinen kirjanpito – mitä se tarkoittaa?

5 merkkiä siitä, että maksat kirjanpidostasi liikaa