Tietosuojaseloste / UKKO.fi työnhakijat

1. Rekisterinpitäjä

Tässä tietosuojaselosteessa kuvattujen henkilötietojen käsittelystä vastaa:

SPL Company Oy
Y-tunnus 2871479-3
Keilaniementie 1
02150 Espoo

Jäljempänä ”UKKO.fi” tai ”me”.

SPL Company Oy hoitaa UKKO.fi-konsernin rekrytoinnit keskitetysti. Konserniin kuuluvat SPL Company Oy, UKKO Yrittäjyyspalvelut Oy ja SLP Wallet Oy. [Tarkistettava: Rekrytoiko työnantajana myös muu konserniyhtiö? Jos kyllä, työnantajayhtiö on SPL Company Oy:n kanssa yhteisrekisterinpitäjä, ja vastuunjako kuvataan dokumentissa ”Tiedonanto yhteisrekisterinpitäjyydestä UKKO.fi konsernissa”.]

2. Keitä tämä tietosuojaseloste koskee?

Tämä tietosuojaseloste koskee henkilöitä, jotka:

• hakevat avoinna olevaa tehtävää UKKO.fi:ssä;
• lähettävät meille avoimen hakemuksen;
• ovat rekrytointikonsultin tai suorahakuyrityksen esittämiä ehdokkaita; tai
• joihin otamme itse yhteyttä mahdollista rekrytointia varten.

Seloste koskee myös hakijan nimeämiä suosittelijoita siltä osin kuin käsittelemme heidän yhteystietojaan.

3. Mitä henkilötietoja käsittelemme?

Käsittelemme vain tietoja, jotka ovat tarpeen haettavan tehtävän kannalta. Voimme käsitellä seuraavia tietoja:

Perus- ja yhteystiedot

• nimi;
• sähköpostiosoite, puhelinnumero ja osoite; sekä
• mahdollinen valokuva, jos liität sen hakemukseesi.

Hakemukseen liittyvät tiedot

• haettava tehtävä ja hakemuksen sisältö;
• koulutus, tutkinnot, kielitaito ja muu osaaminen;
• työkokemus ja aiemmat työnantajat;
• palkkatoive ja mahdollinen aloitusajankohta;
• suosittelijoiden nimet ja yhteystiedot sekä heiltä suostumuksellasi saadut tiedot; sekä
• julkiset ammatilliset profiilit, kuten LinkedIn-profiili, jos annat linkin tai otamme sen perusteella sinuun yhteyttä.

Rekrytointiprosessin tiedot

• haastatteluihin ja yhteydenpitoon liittyvät muistiinpanot ja arviot;
• henkilö- ja soveltuvuusarviointien tulokset, jos osallistut niihin;
• tieto luottotietojen tarkistamisesta ja sen tulos, jos tehtävä sitä edellyttää; sekä
• rekrytointiprosessin vaihe ja lopputulos.

Tekniset tiedot

• rekrytointijärjestelmän käyttöön liittyvät lokitiedot.

Emme lähtökohtaisesti käsittele erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia tietoja, kuten terveystietoja. Jos tällaisia tietoja tulee esiin, käsittelemme niitä vain, kun laki sen sallii, esimerkiksi työntekijän terveydentilaa koskevissa tilanteissa. Pyydämme, ettet liitä hakemukseesi tarpeettomia arkaluonteisia tietoja.

4. Mihin tarkoituksiin henkilötietoja käsitellään?

Rekrytoinnin toteuttaminen

Käsittelemme tietoja hakemusten vastaanottamiseen ja arviointiin, haastattelujen ja arviointien järjestämiseen, yhteydenpitoon kanssasi sekä valintapäätöksen tekemiseen ja siitä ilmoittamiseen.

Soveltuvuuden ja luotettavuuden arviointi

Voimme teettää henkilö- ja soveltuvuusarviointeja suostumuksellasi. Voimme tarkistaa luottotietosi, jos haettavaan tehtävään kuuluu esimerkiksi rahavarojen tai asiakkaiden taloudellisten tietojen käsittelyä. Kerromme tarkistuksesta sinulle etukäteen.

Työsuhteen aloittaminen

Jos tulet valituksi, käytämme tietojasi työsopimuksen tekemiseen. Työsuhteen aikaisesta käsittelystä kerromme erikseen henkilöstön tietosuojaselosteessa.

Mahdolliset tulevat rekrytoinnit

Voimme säilyttää hakemustasi tulevia rekrytointeja varten, jos annat siihen suostumuksesi.

Oikeudellisten vaateiden hoitaminen

Voimme käsitellä tietoja osoittaaksemme, että rekrytointi on tehty syrjimättömästi ja lainmukaisesti, sekä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Emme tee rekrytoinnissa sellaista yksinomaan automaattiseen käsittelyyn perustuvaa päätöksentekoa, jolla olisi sinulle oikeudellisia tai vastaavan merkittäviä vaikutuksia. Valintapäätöksen tekee aina ihminen.

5. Millä perusteella käsittelemme henkilötietoja?

Sopimusta edeltävät toimenpiteet

Kun haet tehtävää, käsittely on tarpeen pyynnöstäsi tehtävien, työsopimusta edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi. Tämä koskee rekrytoinnin toteuttamista ja työsuhteen aloittamista.

Oikeutettu etu

Voimme käsitellä henkilötietoja oikeutetun etumme perusteella:

• avointen hakemusten ja suorahaun ehdokkaiden arviointiin;
• luottotietojen tarkistamiseen tehtäviin, joissa se on luottotietolain mukaan sallittua; sekä
• oikeudellisten vaateiden laatimiseen, esittämiseen tai puolustamiseen.

Oikeutettu etumme perustuu tarpeeseemme löytää sopivat työntekijät ja osoittaa rekrytoinnin lainmukaisuus.

Suostumus

Käsittely perustuu suostumukseesi, kun:

• osallistut henkilö- ja soveltuvuusarviointeihin;
• hankimme tietoja suosittelijoilta; tai
• säilytämme hakemustasi tulevia rekrytointeja varten.

Voit peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa. Peruutus ei vaikuta ennen sitä tehdyn käsittelyn lainmukaisuuteen.

Lakisääteinen velvoite

Käsittely voi perustua myös lakisääteiseen velvoitteeseen, esimerkiksi työsopimuslain, yhdenvertaisuuslain sekä naisten ja miesten välisestä tasa-arvosta annetun lain velvoitteisiin.

6. Mistä henkilötiedot saadaan?

Saamme henkilötiedot pääasiassa sinulta itseltäsi, esimerkiksi hakemuksesta, rekrytointijärjestelmästä ja haastatteluista.

Lisäksi voimme saada tietoja:

• rekrytointikonsulteilta ja suorahakuyrityksiltä;
• henkilö- ja soveltuvuusarviointeja tekeviltä palveluntarjoajilta;
• nimeämiltäsi suosittelijoilta suostumuksellasi;
• luottotietorekisteristä; sekä
• julkisista ammatillisista lähteistä, kuten LinkedInistä.

Hakemuksen tietojen antaminen on vapaaehtoista, mutta ilman niitä emme voi arvioida hakemustasi.

7. Kenelle henkilötietoja luovutetaan?

Konsernin sisäiset luovutukset

Voimme luovuttaa tietoja muille UKKO.fi-konserniin kuuluville yhtiöille, jos rekrytointi koskee niiden tehtävää.

Palveluntarjoajat

Käytämme palveluntarjoajia, jotka tuottavat meille esimerkiksi rekrytointijärjestelmän, henkilö- ja soveltuvuusarviointeja, rekrytointi- ja suorahakupalveluita sekä IT- ja pilvipalveluita. Palveluntarjoajat käsittelevät tietoja vain meidän puolestamme ja ohjeidemme mukaisesti, ja teemme niiden kanssa tietosuoja-asetuksen edellyttämät sopimukset.

Viranomaiset

Luovutamme tietoja viranomaisille, kun laki sitä edellyttää.

Voimme luovuttaa tietoja myös muille tahoille, jos olet antanut siihen suostumuksesi.

Emme myy henkilötietoja kolmansille osapuolille.

8. Siirretäänkö henkilötietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle?

Osa palveluntarjoajistamme tai niiden alihankkijoista voi käsitellä henkilötietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolella, esimerkiksi Yhdysvalloissa. Huolehdimme tällöin siitä, että siirrolle on tietosuoja-asetuksen mukainen peruste, kuten:

• Euroopan komission päätös tietosuojan riittävästä tasosta, kuten EU–USA Data Privacy Framework -järjestely siihen sertifioitujen yhdysvaltalaisten vastaanottajien osalta; tai
• Euroopan komission hyväksymät vakiosopimuslausekkeet ja tarvittaessa niitä täydentävät suojatoimet.

9. Kuinka kauan henkilötietoja säilytetään?

Säilytämme henkilötietoja vain niin kauan kuin niitä tarvitaan tässä selosteessa kuvattuihin tarkoituksiin tai niin kauan kuin laki edellyttää.

Hakijoiden tiedot poistetaan viimeistään, kun 12 kuukautta on kulunut rekrytointiprosessin päättymisestä.

Tietoja voidaan säilyttää pidempään, jos se on tarpeen vireillä olevan oikeudenkäynnin tai oikeudellisen vaateen vuoksi tai jos laki muutoin sitä edellyttää.

10. Miten henkilötietoja suojataan?

Suojaamme henkilötiedot asianmukaisin teknisin ja organisatorisin toimenpitein. Tiedot säilytetään suojatuissa järjestelmissä, ja niihin on pääsy vain rekrytointiin osallistuvilla henkilöillä. Tietoja käsitteleviä henkilöitä sitoo vaitiolovelvollisuus.

Käytämme esimerkiksi käyttöoikeuksien hallintaa, pääsynvalvontaa, järjestelmien teknisiä suojausmenetelmiä sekä henkilöstön ohjeistusta ja koulutusta. Jos tapahtuu tietoturvaloukkaus, toimimme ja ilmoitamme siitä lain edellyttämällä tavalla.

11. Mitä oikeuksia sinulla on?

Tietosuoja-asetuksen mukaisesti sinulla voi tilanteesta riippuen olla oikeus:

• saada tietää, käsittelemmekö henkilötietojasi, ja mitä tietoja käsittelemme;
• pyytää virheellisten tai puutteellisten tietojen oikaisemista;
• pyytää tietojen poistamista;
• pyytää käsittelyn rajoittamista;
• vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseesi liittyvällä perusteella;
• peruuttaa antamasi suostumus; sekä
• tehdä valitus valvontaviranomaiselle.

Emme voi poistaa tietoja, joiden säilyttämistä laki edellyttää tai joita tarvitaan oikeudellisen vaateen vuoksi.

Voit käyttää oikeuksiasi ottamalla yhteyttä kohdassa 12 mainitulla tavalla.

12. Tietosuojan yhteystiedot

Tietosuojaa ja oikeuksiesi käyttämistä koskevissa asioissa voit ottaa yhteyttä verkkosivujen tietosuojalomakkeen kautta tai sähköpostitse [email protected].

13. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Jos katsot, että henkilötietojasi on käsitelty tietosuojalainsäädännön vastaisesti, sinulla on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle. Suomessa valvontaviranomainen on Tietosuojavaltuutetun toimisto.

14. Tietosuojaselosteen muutokset

Voimme päivittää tätä selostetta esimerkiksi toimintamme, käsittelytapojen tai lainsäädännön muuttuessa. Ajantasainen seloste on saatavilla UKKO.fi:n verkkosivustolla.

Päivitetty: 29.10.2026