Tietosuojaseloste / UKKO.fi myynti

1. Rekisterinpitäjät

Tässä tietosuojaselosteessa kuvattujen henkilötietojen käsittelyn yhteisrekisterinpitäjiä ovat:

SPL Company Oy
Y-tunnus 2871479-3
Keilaniementie 1
02150 Espoo

ja

UKKO Yrittäjyyspalvelut Oy
Y-tunnus 2485076-3
Keilaniementie 1
02150 Espoo

Jäljempänä yhdessä ”UKKO.fi” tai ”me”.

SPL Company Oy ja UKKO Yrittäjyyspalvelut Oy määrittävät yhdessä tässä selosteessa kuvatun henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja keskeiset keinot. Rekisterinpitäjät ovat sopineet keskinäisestä vastuunjaostaan henkilötietojen käsittelyssä, ja yhteisrekisterinpitäjyys on kuvattu tarkemmin dokumentissa ”Tiedonanto yhteisrekisterinpitäjyydestä UKKO.fi konsernissa”.

2. Keitä tämä tietosuojaseloste koskee?

Tämä tietosuojaseloste koskee henkilöitä, joiden henkilötietoja käsitellään UKKO.fi:n yritysmyyntiin, myyntiyhteydenottoihin tai yhteistyökumppanuuksiin liittyen.

Tällaisia henkilöitä ovat esimerkiksi:

• yrittäjät ja yritysten vastuuhenkilöt, joihin UKKO.fi ottaa yhteyttä yrityspalveluiden tarjoamiseksi;
• nykyisten asiakkaiden ja yhteistyökumppaneiden yhteyshenkilöt; sekä
• henkilöt, jotka ovat itse olleet yhteydessä UKKO.fi:hin yritysmyyntiin tai yhteistyökumppanuuteen liittyen.

Yhteistyökumppaneilla tarkoitetaan yrityksiä ja muita organisaatioita, jotka tekevät yhteistyötä UKKO.fi:n kanssa. Yhteistyökumppani voi esimerkiksi tarjota palveluita tai etuja UKKO.fi:lle ja sen asiakkaille. Se voi myös olla solminut UKKO.fi:n kanssa kumppanuussopimuksen, joka helpottaa yritysten ja yrittäjien työllistämistä ja palkkioiden maksua.

UKKO.fi:n viestinnästä ja markkinoinnista, kuten uutiskirjeistä, kerrotaan viestinnän ja markkinoinnin tietosuojaselosteessa. Jos myyntiyhteydenotto johtaa asiakkuuteen, asiakkuuden aikaisesta käsittelystä kerrotaan UKKO.fi-palveluiden käyttäjien tietosuojaselosteessa.

3. Mitä henkilötietoja käsittelemme?

Voimme käsitellä seuraavia henkilötietoja siinä laajuudessa kuin se on yritysmyynnin tai yhteistyökumppanuuksien kannalta tarpeellista:

Yhteys- ja perustiedot

• nimi;
• työpuhelinnumero tai muu yhteydenottoon käytettävä puhelinnumero;
• työsähköpostiosoite tai muu työtehtäviin liittyvä sähköpostiosoite;
• henkilön edustama yritys tai henkilön toiminimi; sekä
• henkilön asema, tehtävänimike tai vastuualue organisaatiossa.

Yritysmyyntiin ja yhteistyökumppanuuksiin liittyvät tiedot

• tiedot henkilön edustaman yrityksen toimialasta, koosta tai muista yritysmyynnin kannalta olennaisista ominaisuuksista;
• tiedot henkilön tai hänen edustamansa yrityksen mahdollisesta kiinnostuksesta UKKO.fi:n tuotteisiin tai palveluihin;
• yhteydenottoihin ja niiden ajankohtiin liittyvät tiedot;
• myyntikeskustelujen ja muiden yhteydenottojen yhteydessä annetut tiedot ja tehdyt muistiinpanot;
• tarjoukset ja muut mahdolliseen asiakas- tai yhteistyösuhteeseen liittyvät tiedot;
• tiedot henkilötietojen alkuperästä; sekä
• suoramarkkinointia tai myyntiyhteydenottoja koskevat kiellot ja muut tietosuoja-asetuksen mukaisten oikeuksien käyttämistä koskevat tiedot.

Myyntipuheluihin ja videotapaamisiin liittyvät tiedot

• puheluiden ja tapaamisten ajankohta, puhelinnumero tai sähköpostiosoite ja yhteydenoton lopputulos;
• puheluiden ja tapaamisten aikana esiin tulevat muut tiedot; sekä
• tallenteet sekä niistä laaditut litteroinnit, muistiinpanot ja yhteenvedot, jos puhelu tai tapaaminen tallennetaan.

Puheluiden ja tapaamisten tallentaminen

Myyjiemme Teams-myyntitapaamiset voidaan tallentaa tekoälytyökalulla, joka laatii tapaamisesta muistiinpanot ja yhteenvedon. Kerromme tallentamisesta tapaamisen alussa, ja voit tällöin kieltää tallentamisen.

Myyntitapaamisia puolestamme sopiva ajanvarauspalvelu tallentaa soittamansa puhelut laadunvalvontaa ja henkilöstönsä kouluttamista varten. Tallentamisesta kerrotaan puhelun alussa. Tallenteet säilytetään palveluntarjoajan järjestelmässä.

Yhteistyökumppaneiden kanssa käytäviä tapaamisia tai puheluita ei tallenneta.

Emme lähtökohtaisesti kerää tai käsittele erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia tietoja yritysmyyntiä tai yhteistyökumppanuuksia varten.

4. Mihin tarkoituksiin henkilötietoja käsitellään?

Käsittelemme henkilötietoja seuraaviin tarkoituksiin:

• potentiaalisten yritysasiakkaiden tunnistamiseen;
• fi:n palveluiden myyntiin ja tarjoamiseen;
• potentiaalisten yhteistyökumppaneiden tunnistamiseen ja kontaktointiin;
• yhteistyökumppanuuksien suunnitteluun, muodostamiseen ja hoitamiseen;
• yhteydenotto- ja tarjouspyyntöihin vastaamiseen;
• myyntineuvottelujen ja yhteydenottojen dokumentointiin ja seurantaan;
• myyntipuheluiden ja -tapaamisten kirjaamiseen, laadunvarmistukseen ja myyjien kouluttamiseen;
• yritysmyyntiprosessin johtamiseen, kehittämiseen ja raportointiin; sekä
• suoramarkkinointikieltojen ja muiden rekisteröityjen oikeuksien toteuttamiseen.

Kohdistamme myyntiyhteydenotot henkilöihin, joiden aseman, tehtävien tai muun ammatillisen roolin perusteella voidaan perustellusti arvioida, että tarjottava palvelu liittyy henkilön työtehtäviin tai hänen edustamansa yrityksen toimintaan.

5. Millä perusteella käsittelemme henkilötietoja?

Oikeutettu etu

Myyntiyhteydenottoihin, yhteydenotto- ja tarjouspyyntöihin vastaamiseen sekä yhteistyökumppanuuksien muodostamiseen ja hoitamiseen liittyvä henkilötietojen käsittely perustuu pääsääntöisesti rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun. Oikeutettu etu on harjoittaa liiketoimintaa, hankkia uusia yritysasiakkaita, tarjota palveluita yrityksille ja muodostaa yhteistyökumppanuuksia.

Oikeutettuun etuun perustuvat myös myyntipuheluiden ja -tapaamisten tallentaminen kirjaamista, laadunvarmistusta ja koulutusta varten sekä suoramarkkinointikieltojen kirjaaminen, jotta voimme noudattaa niitä.

Sopimus ja sopimusta edeltävät toimenpiteet

Käsittely voi perustua myös sopimukseen tai rekisteröidyn pyynnöstä toteutettaviin sopimusta edeltäviin toimenpiteisiin. Näin on silloin, kun rekisteröity toimii itse sopimuksen osapuolena, esimerkiksi yksityisenä elinkeinonharjoittajana, ja pyytää tarjousta tai muuta sopimuksen tekemiseen tähtäävää toimenpidettä.

6. Mistä henkilötiedot saadaan?

Henkilötietoja voidaan saada:

• rekisteröidyltä itseltään;
• henkilön edustamalta yritykseltä tai muulta organisaatiolta;
• julkisista yritys- ja yhteisörekistereistä;
• yritysten ja muiden organisaatioiden julkisilta verkkosivuilta;
• muista julkisesti saatavilla olevista ammatillisista tietolähteistä; sekä
• yritys- ja yhteystietoja tarjoavilta palveluntarjoajilta.

7. Kenelle henkilötietoja luovutetaan?

Voimme käyttää henkilötietojen käsittelyssä palveluntarjoajia, jotka tuottavat meille esimerkiksi:

• puhelinmyynti- ja ajanvarauspalveluita;
• asiakkuudenhallinta- ja myyntijärjestelmiä;
• muita puhelin- ja viestintäpalveluita;
• yritys- ja yhteystietopalveluita;
• IT-, pilvi-, tekoäly- ja tietojen säilytyspalveluita; sekä
• muita yritysmyynnin toteuttamiseen tarvittavia palveluita.

Kun palveluntarjoaja käsittelee henkilötietoja UKKO.fi:n puolesta ja sen ohjeiden mukaisesti, palveluntarjoaja toimii henkilötietojen käsittelijänä. Huolehdimme tällöin henkilötietojen käsittelyä koskevista sopimusjärjestelyistä tietosuoja-asetuksen edellyttämällä tavalla.

Henkilötietoja voidaan käsitellä myös UKKO.fi-konserniin kuuluvissa muissa yhtiöissä silloin, kun nämä tuottavat tässä selosteessa kuvattuun käsittelyyn liittyviä palveluita rekisterinpitäjille.

Emme myy henkilötietoja kolmansille osapuolille.

8. Siirretäänkö henkilötietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle?

Osa käyttämistämme palveluntarjoajista tai niiden alihankkijoista voi käsitellä henkilötietoja EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolella.

Jos henkilötietoja siirretään EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, varmistamme, että siirrolle on tietosuoja-asetuksen mukainen peruste ja että henkilötiedot on suojattu asianmukaisesti. Siirto voi perustua esimerkiksi Euroopan komission tekemään tietosuojan riittävyyttä koskevaan päätökseen, kuten EU–USA Data Privacy Framework -järjestelyyn siihen sertifioitujen yhdysvaltalaisten vastaanottajien osalta. Siirto voi perustua myös Euroopan komission hyväksymiin vakiosopimuslausekkeisiin ja tarvittaessa niitä täydentäviin suojatoimiin.

9. Kuinka kauan henkilötietoja säilytetään?

Säilytämme henkilötietoja vain niin kauan kuin niitä tarvitaan tässä tietosuojaselosteessa kuvattuihin käyttötarkoituksiin.

Potentiaalisia yritysasiakkaita koskevat tiedot poistetaan tai anonymisoidaan pääsääntöisesti 24 kuukauden kuluttua viimeisimmästä yhteydenotosta tai muusta myyntiin liittyvästä aktiivisuudesta, jollei tietojen säilyttämiselle ole tämän jälkeen muuta perustetta.

Yhteistyökumppaneiden yhteyshenkilöitä koskevia tietoja säilytetään yhteistyösuhteen ajan ja tämän jälkeen 24 kuukauden ajan siltä osin kuin tietoja tarvitaan yhteistyösuhteen päättymiseen liittyvien asioiden hoitamiseksi tai mahdollisen uuden yhteistyön arvioimiseksi.

Suoramarkkinointikiellon jälkeen säilytämme vain ne tiedot, jotka tarvitaan kiellon noudattamiseen (esimerkiksi nimi ja puhelinnumero), niin kauan kuin kielto on voimassa.

Huomioithan, että jos yhteystietosi ovat saatavilla julkisista yritys- tai yhteystietolähteistä, voimme myöhemmin kerätä tietosi uudelleen B2B-myyntiä varten, vaikka olisimme aiemmin poistaneet kaikki tiedot järjestelmistämme. Jos olet kieltänyt myyntiyhteydenotot, emme ota sinuun yhteyttä, vaikka tietosi löytyisivät uudelleen.

Tietoja voidaan poikkeuksellisesti säilyttää edellä kuvattua pidempään, jos se on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi taikka lakisääteisen velvoitteen täyttämiseksi.

10. Miten henkilötietoja suojataan?

Suojaamme henkilötietoja asianmukaisin teknisin ja organisatorisin toimenpitein.

Henkilötietoihin on pääsy vain henkilöillä, jotka tarvitsevat niitä työtehtäviensä hoitamiseksi. Käytämme henkilötietojen suojaamisessa esimerkiksi käyttöoikeuksien hallintaa, pääsynvalvontaa, järjestelmien teknisiä suojausmenetelmiä sekä henkilöstön ohjeistusta ja koulutusta.

Henkilötietoja käsittelevää henkilöstöä koskevat salassapitoa ja henkilötietojen asianmukaista käsittelyä koskevat velvoitteet.

11. Oikeus vastustaa käsittelyä ja kieltää myyntiyhteydenotot

Sinulla on oikeus milloin tahansa kieltää myyntiyhteydenotot ja vastustaa henkilötietojesi käsittelyä suoramarkkinointia varten.

Kun vastustat käsittelyä suoramarkkinointia varten, emme enää käsittele henkilötietojasi tähän tarkoitukseen.

Voit myös henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseesi liittyvällä perusteella vastustaa muuta oikeutettuun etuumme perustuvaa käsittelyä. Tällöin lopetamme käsittelyn, ellei meillä ole huomattavan tärkeää ja perusteltua syytä jatkaa sitä tai tietoja tarvita oikeudellisen vaateen vuoksi.

Voit ilmoittaa kiellosta myyntipuhelun tai -tapaamisen aikana, vastaamalla myyntiviestiin tai kohdassa 13 mainittujen yhteystietojen kautta.

Jos pyydät tietojesi poistamista, säilytämme kuitenkin tiedon myyntiyhteydenottojen kiellosta, jotta voimme noudattaa sitä.

12. Mitä muita oikeuksia sinulla on?

Sinulla on tilanteesta riippuen oikeus:

• saada tieto siitä, käsittelemmekö henkilötietojasi, ja mitä tietoja käsittelemme;
• pyytää virheellisten tai puutteellisten henkilötietojen oikaisemista;
• pyytää henkilötietojen poistamista;
• pyytää käsittelyn rajoittamista;
• vastustaa käsittelyä (ks. kohta 11); sekä
• tehdä valitus valvontaviranomaiselle (ks. kohta 14).

Voit käyttää oikeuksiasi kohdassa 13 mainittujen yhteystietojen kautta. Voimme tarvittaessa pyytää lisätietoja henkilöllisyytesi varmistamiseksi.

13. Yhteystiedot

Tietosuojaa ja rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevissa asioissa voit ottaa yhteyttä internetsivujen tietopyyntölomakkeen kautta tai sähköpostitse osoitteeseen [email protected].

14. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Jos katsot, että henkilötietojasi on käsitelty tietosuojalainsäädännön vastaisesti, sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle. Suomessa valvontaviranomainen on Tietosuojavaltuutetun toimisto.

15. Tietosuojaselosteen muutokset

Voimme päivittää tätä tietosuojaselostetta esimerkiksi toimintamme, henkilötietojen käsittelytapojen tai lainsäädännön muuttuessa.

Ajantasainen tietosuojaseloste on saatavilla UKKO.fi:n verkkosivustolla.

Päivitetty: 27.10.2026