Tarjouspyyntöön vastaaminen on nopeuslaji – 7 vinkkiä!

Monen yrittäjän ja kevytyrittäjän liiketoiminta elää liideistä, yhteydenotoista ja tarjouksista. Nopea vastaaminen yhteydenottoihin ja tarjouspyyntöihin, sekä kohtuullisessa ajassa tavoitettavana oleminen ovat perusasioita yrittäjämäisessä työnteossa.

Jos sinulle lähetetään tarjouspyyntö, asiakas on usein tosissaan liikenteessä. Lopullisen päätöksen tehdäkseen asiakas saattaa vielä haluta tarkistaa muutaman yksityiskohdan tai vertailla pakettia kokonaisuudessaan. Oli kyse sitten kummasta tahansa, olet tässä kohtaa vertailussa mukana, mikä on jo hieno saavutus!

Tavoitteena tietenkin on, että sinun tarjouksesi tulee valituksi; siksi sinun täytyy olla yrittäjänä samaan aikaan huolellinen ja ripeä. Tarjouspyyntöön kokonaan vastaamatta jättäminen on huonoa palvelua ja se karkottaa asiakkaita; muitakin asiakkaita kuin vain kyseisen tarjouspyynnön kyselijän. Sosiaalisen median aikakaudella tieto huonosta palvelusta voi levitä kulovalkean tavoin.

Potentiaalisesta asiakkaasta huolehtiminen on tärkeintä, mitä sinun tulee tehdä. Se on myös helpoin tapa tehdä potentiaalisesta asiakkaasta maksava asiakas. Tarjouspyynnön lähettänyt on jo kenties tehnyt alustavan päätöksen ostaa tarvitsemansa palvelun sinulta, mikäli hintatarjous osuu kohdalleen.

Potentiaalinen asiakas on mahdollisesti törmännyt mainokseesi, saanut suosituksen tuttavaltaan tai löytänyt sinut googlaamalla. Vaikein työ on jo siis tehty, ja asiakkuus on tarjouksen sinetöintiä vaille valmis syntymään.

Miten tarjouspyyntöön vastataan?

Mikäli siis saat tarjouspyynnön, vastaa siihen mahdollisuuksien mukaan niin nopeasti kuin ennätät. Jos kyseessä on laaja tarjous, jota joudut ajan kanssa hieman työstämään, ilmoita tässä kohtaa asiakkaallesi, milloin hän tarjouksen saa.

Tämä yhteydenotto saattaa olla kriittinen, sillä jos jätät tarjouksen roikkumaan liian pitkäksi aikaa, joku kilpaileva yritys saattaa viedä potin jättämällä tarjouksensa sinua nopeammin.

Vaikka kilpailijan hinta olisi asiakkaalle korkeampi, saattaa hän tarttua tarjoukseen, joka tulee nopeammin, koska se kielii usein myös hyvästä asiakaspalvelusta. Ripeä vastaus tarkoittaa asiakkaan mielestä samaa kuin ”minä välitän sinusta.”

Räätälöinti on tarjouksen jättämisessä valttia. Vastaa tarjouspyyntönä saamiisi kysymyksiin sen sijaan, että lähettäisit asiakkaallesi vain pdf-tiedoston, johon olet koonnut hinnaston ja tiedot tavallisimmista työsuorituksistasi. Linkki verkkosivujesi hinnasto-osioon on vastauksena yhtä huono kuin geneerinen pdf.

Sama tarjouspyyntö on mahdollisesti lähetetty usealle palveluntarjoajalle sillä ajatuksella, että saatuja hintoja ja tarjouksia voi sitten vertailla keskenään. Jos siis lähetät vastauksena ainoastaan hinnastosi, tarjouksen pyytäjä ei voi verrata sitä perusteellisesti muihin saamiinsa tarjouksiin.

Pahimmassa tapauksessa hinnastosta ei löydy etsimälläkään vastausta juuri kysytyn työn tekemisen hinnoista. Tällöin potentiaalinen asiakas saattaa harmistuessaan valita palveluntarjoajan, joka on osannut eritellä tarjoukseen kysytyn työn hinnan.

Tarjouspyyntöön tulee siis kirjoittaa vastaus, jossa vastaat hänen kysymyksiinsä juuri kyseiseen työsuoritukseen liittyen. Vastauksen tulee olla mahdollisimman tarkka, jotta epäselvyyksiltä vältyttäisiin. Jos tarjoukseen on pakko jättää avoimia kohtia, joihin tarvitset vielä varmistuksia asiakkaalta, kirjaa tämä ylös mahdollisimman selkeästi.

Jos saat paljon samanlaisia kyselyitä, ei mikään estä tietenkään tekemästä valmista vastausmallia, johon sitten lisäät tarvittaessa muut pyydetyt tiedot.

Tässä vielä seitsemän vinkkiä tarjouspyyntöön vastaamiseen:

1. Viittaa viestissäsi saamaasi tarjouspyyntöön.
2. Kerro mahdollisuuksien mukaan jo otsikossa tarjoamasi palvelun tai tuotteen nimi.
3. Viestiin pitää kirjoittaa auki tiedot palvelun tai tuotteen laadusta, määrästä ja hinnasta. Kuvaile myös tarjoamasi palvelu tai tuote.
4. Kerro palvelusi edut ja hyödyt ostajalle.
5. Muista kertoa sisältyykö tarjoukseen arvonlisävero.
6. Kerro palvelusi maksuehdot. Tuotteesta puhuttaessa kannattaa lisäksi mainita tuotteen toimitusaika ja toimitusehdot.
7. Tarjoukseen kuuluu kirjoittaa myös sen voimassaoloaika.
   Lisää vinkkejä tarjouksen laatimiseen löydät aiemmasta jutustamme.

Tiedäthän nämä tarjouksesta ja sen tekemisestä?

Suomen lain mukaan sopimus syntyy tarjouksesta ja siihen annetusta vastauksesta. Nämä sitovat antajiaan sekä suullisina että kirjallisina. Mainosta tai tuote-esitettä ei voida pitää tarjouksena, vaan kehotuksena tehdä sellainen. Mainos ja esite eivät sido siis antajaansa.

Tarjous on siis ensimmäinen vaihe sopimuksen syntymisessä. Tarjouspyyntö määrittelee tarjouksen ehdot ja sisällön ja sen vuoksi tarjous tulisikin antaa pyydetyssä muodossa – ei siis hinnasto-pdf:nä. Mikäli tarjous poikkeaa tarjouspyynnön määräyksistä, pitää se tuoda ilmi selvästi ja muistaa kirjata myöhemmin myös itse sopimukseen.

Tarjouksen antajana olet sidottu tarjoukseen siihen kirjatun määräajan verran. Jos tarjous on voimassa 1.1.2021 asti, ei tarjous ei sido sen antajaa enää 2.1.2021. Epätarkkojen ”tarjous on voimassa kolme viikkoa”-ilmaisujen sijaan kannattaa käyttää tarkkaa päivämäärää. Jos määräaikaa ei ole asetettu, sitoo kirjallinen tarjous antajaansa kohtuullisen ajan.

Kohtuullinen aika käsittää sopivan miettimisajan sekä tarjouksen ja vastauksen lähettämisajat. Miettimisaika on päiviä – laajoissa tai hinnaltaan arvokkaissa asioissa ehkä viikkoja, mutta ei kuukausia.

Tarjouksen sitovuus lakkaa joko

• tarjouksen hylkäämisellä,
• kilpailevan tarjouksen hyväksymisellä tai
• tarjouksen hyväksymiselle asetetun määräajan umpeutuessa.

Sopimus syntyy tarjoukseen annettavalla myöntävällä vastauksella, kunhan vastaus saapuu tarjouksen voimassaoloaikana ja se on tarjouksen mukainen. Jos vastauksessa määritellään uusia ehtoja, syntyy lain mukaan uusi tarjous eli vastatarjous. Vastatarjouksena pidetään usein myös liian myöhään saapunutta vastausta.

Jos tarjoukseen vastataan kieltävästi tai siihen ei vastaa ollenkaan, sopimusta ei synny.

Lähtökohtaisesti tarjouksen tekijä vastaa tarjoukseensa tulleista virheistä. Lain mukaan kuitenkin esimerkiksi selkeän kirjoitusvirheen sisältävä tarjous ei sel­laisenaan sido antajaansa, vaan siinä muodossa kuin mitä se olisi ollut oikein kirjoitettuna. Esimerkiksi jos 100­ 000 euron tarjous muuttuu niin sanotun erhekirjoituksen johdosta 10 000 euron tarjoukseksi, pidetään virhettä niin selkeänä, että tarjouksen saajan olisi pitänyt havaita se. Tällöin tarjousta ei pidetä enää sitovana.

Laissa on mainittu ainoastaan tarjous, jossa hinta on ilmoitettu sitovasti. Yritysmaailmassa käytetään kuitenkin usein budjettitarjouksia, joissa tarjouksen tekijä varaa itselleen oikeuden tarkentaa hintaa, kun esimerkiksi tarvittavien raaka-aineiden tarkat kustannukset ovat selvillä. Jos tarjoukseen halutaan tällainen varaus, pitää siihen kirjata selkeästi, että hinta on alustava.

Lue myös

Kahdeksan tuntia päivässä viitenä päivänä viikossa? – Yrittäjän euro palkansaajaan nähden, eli kuinka paljon yrittäjän tulee ansaita?

Sako sai samaan aikaan lähtöpassit kahdesta palkkatyöstä, mutta luova yrittäjyys paikkasi lopulta kaiken – ”saan tehdä mitä haluan”

Huippumyyjät paljastavat parhaimmat myyntiaseensa – ”Kysyn suoraan teetkö tarjouksen”

Mitä vaaditaan tehokkaaseen palaveriin? Fasilitaattori Henna Karjalainen jakoi oppinsa hyvään kokoukseen