Pienhankinnat kirjanpidossa on todella helppo määritellä ja merkitä – näillä esimerkeillä asia kirkastuu

Yrittäjä voi vähentää yritystoimintaansa liittyviä pienhankintoja verotuksessaan. Pienhankinnat vähennetään lisäämällä ne suoraan kirjanpitoon. Mitä nämä pienhankinnat tarkalleen ottaen voivat olla? Tässä artikkelissa käymme läpi pienhankintojen anatomiaa selkeiden esimerkkien avulla. 

Erityisesti uutta yrittäjää voi pohdituttaa, millaiset hankinnat voidaan vähentää verotuksessa ja miten niiden lisääminen kirjanpitoon tarkalleen onnistuu. Ja koska kirjanpito voi olla monimutkaista ja välillä hämmentävääkin, ei kaikki sen kiemurat ole kokeneemmallekaan yrittäjälle aina itsestään selviä. 

Aivan ensimmäisenä on hyvä tietää, että kaikki yritystoimintaan liittyvät hankinnat, joiden käyttöikä on alle 3 vuotta, voi hinnasta riippumatta vähentää verotuksessa yhdellä kertaa. Joissain tapauksissa myös käyttöiältään yli 3 vuoden hankinnat voidaan vähentää kertakuluna hankintavuoden verotuksessa: mikäli tavaran hankintahinta on alle 1200 euroa, puhutaan tällöin pienhankinnasta.

Keräsimme tähän artikkeliin kaiken oleellisen, mitä yrittäjän kannattaa pienhankinnoista tietää: mitä pienhankinnat ylipäätään ovat, miten ne merkitään kirjanpitoon ja millaiset hankinnat on merkittävä yrityksen menoihin muilla tavoin. 

Mitä ovat pienhankinnat? 

Pienhankinnoilla tarkoitetaan yksinkertaisesti pieniä käyttötavarahankintoja, jotka liittyvät yritystoimintaan ja joiden hankintahinta on maksimissaan 1200 euroa. Pienhankintoja voi olla esimerkiksi puhelin tai kannettava tietokone. 

Pienhankinnat voidaan merkitä suoraan yrittäjän kirjanpitoon. Ne ovat vähennyskelpoisia kuluja. Pienhankinnan, kuten muunkin verotuksessa vähennettävän kulun on liityttävä siihen yritystoimintaan, jota yrittäjä harjoittaa. Tyypillisesti pienhankinta on esimerkiksi työväline, jota yrittäjä käyttää omassa työssään. 

Pienhankinnat vähennetään kirjanpidossa kerralla eli niistä tehdään kirjanpitoon yksi kirjaus. Isommat hankinnat taas voidaan jakaa useampaan erään, jolloin ne merkitään kirjanpitoon vuosittain poistoina. Voit lukea poistoista vähän tarkemmin tämän artikkelin lopusta. 

Esimerkkejä itsenäisen yrittäjän pienhankinnoista 

Pienhankinnat voivat olla erilaisia ja vaihdella esimerkiksi sen mukaan, millä alalla yrittäjä toimii. Käymme tässä osiossa läpi esimerkkejä pienhankinnoista, joita eri alojen yrittäjät voivat lisätä kirjanpitoonsa. 

Kannettava tietokone ja puhelin ovat sellaisia pienhankintoja, jotka voivat koskea lähes millä tahansa alalla toimivaa yrittäjää. Tietokonetta ja puhelinta tarvitaan monenlaisessa yritystoiminnassa. 

Rakennusalalla toimivalle yrittäjälle tyypillinen pienhankinta voi olla esimerkiksi työkalu tai –laite. Sähkö- tai putkimiehelle esimerkiksi pora voi olla tärkeä kuluva työväline, joka tulee aika-ajoin uusia.

Tämä on esimerkki pienhankinnasta. Jos yrittäjä kuitenkin arvioi laitteen tai työkoneen käyttöiäksi yli kolme vuotta, voidaan se merkitä kirjanpitoon poistoina. 

Valokuvaajalle taas pienhankintoina kirjanpitoon voi päätyä uudet objektiivit tai studion varusteet. Näitä voivat olla vaikkapa kameran jalustat, taustakankaat ja studion valot. Kamera- ja valokuvausvälineistö tosin voi olla myös sen verran arvokasta, että niiden hankinnat merkitään kirjanpitoon pienhankintojen sijaan poistoina. Jatka lukemista, niin saat selville myös, miten poistot toimivat!

Media-alalla toimii toki muitakin kuin valokuvaajia. Esimerkiksi sosiaalisen median sisällöntuotantoa tekevä yrittäjä voi tarvita toimintaansa vaikkapa puhelimeen liitettäviä mikrofoneja, lisälinssejä sekä erilaisia jalustoja ja lisävaloja. Mikäli niiden hankintahinta on alle 1200 euroa, voidaan ne merkitä kirjanpitoon pienhankintoina. 

Freelance-toimittaja taas voi tarvita hyvän äänityslaitteen haastattelujen tallentamista varten, ja kouluttaja esimerkiksi fläppitaulun. Nämäkin voivat olla esimerkkejä pienhankinnoista. 

Kauneudenhoitoalalla pienhankintoja voivat olla esimerkiksi hiustenkuivaajat ja kihartimet, sekä erilaisissa hoidoissa käytettävät välineet. Meikkitaiteilijan ammattilaistasoiset siveltimet ja muut työvälineet lukeutuvat pienhankintoihin. Hoitolan kalusteet taas eivät useinkaan ole pienhankintoja: ne ovat yleensä kalliimpia investointeja. 

Pienhankinnan määritelmä vuonna 2022 

Pienhankinta on verottajan määritelmän mukaan yksittäinen kuluva käyttötavara, jonka hankintahinta on enintään 1200 euroa. Yrittäjä voi vähentää pienhankintoja verotuksessaan yhteensä 3600 euron edestä vuodessa. Jos tavaran hankintahinta on yli 1200 euroa, mutta sen arvioitu käyttöikä on alle kolme vuotta, se voidaan vähentää verotuksessa yhdellä kertaa pienhankinnan tavoin.

Ennen vuotta 2021 rajasummat olivat toisenlaiset, joten yrittäjällä saattaa olla vielä tuolta ajalta mielessä eri euromäärät. Verottaja pitää rajoja ajan tasalla tarkistamalla niitä säännöllisesti. 

Mitkä kulut eivät ole pienhankintoja? 

Yritystoimintaan kuuluu toki paljon muitakin kuluja, kuin pienhankinnat. Pienhankinnat ovat, kuten verottajan määritelmästä huomasimme, nimenomaan käyttötavaroita. Eli fyysisiä välineitä, laitteita tai tavaroita, jotka kuluvat käytössä. 

Pienhankintoihin eivät siis kuulu esimerkiksi ohjelmistolisenssit, koska ne eivät ole kuluvia käyttötavaroita. Myöskään ammattikirjallisuus ei kulu käytössä niin, että ammattikirja täytyisi korvata uudella muutaman vuoden välein. Nämä ovat molemmat esimerkkejä vähennyskelpoista kuluista, jotka eivät ole kuitenkaan pienhankintoja. Myöskään yritystoiminnan jatkuvat kulut, kuten vuokra, vesi, sähkö ja internetliittymä, eivät ole pienhankintoja, vaan muita yritystoiminnan kuluja. 

Toinen tyypillinen esimerkki ostoksesta, joka ei ole pienhankinta, on auto. Jos yrittäjä ostaa yritystoimintaansa varten auton, ei sitä kirjata kirjanpitoon pienhankintana. Sama pätee vaikkapa rakennusalalla käytettyihin kalliisiin laitteisiin. 

Tämänkaltaiset kalliit ostokset merkitään kirjanpitoon pienhankinnan sijaan poistoina eli niiden hankintahinta jaetaan kirjanpidossa useammalle tilikaudelle. Näin iso hankinta ei vaikuta vain yhden vuoden tulokseen, vaan tasaantuu useamman käyttövuoden ajalle. Myös, jos hankinnan arvioitu käyttöikä on yli kolme vuotta, sen hinnan voi yksittäisen kirjauksen sijaan jakaa useammalle tilikaudelle poistoina. 

Pienhankinnat kirjanpidossa – miten ne merkitään? 

Pienhankinnat kirjataan kirjanpitoon samaan tapaan kuin muutkin yritystoiminnan vähennyskelpoiset kulut.  

Kirjanpitoon tarvitaan ostokuitti, josta löytyy myyjän ja ostajan tiedot, ajankohta, hankintahinta sekä ALV-kanta ja arvonlisäveron summa. Tämän lisäksi yrittäjän on kirjattava kirjanpitomerkintään lyhyesti, miten ostos liittyy hänen liiketoimintaansa. 

Esimerkiksi uuden kameran jalustan ostanut valokuvaaja voi kirjoittaa ostaneensa uuden jalustan studiokuvauksia varten. Rakennusalan yrittäjä taas voi kirjata ostaneensa uuden porakoneen vanhan rikkoutuneen tilalle. 

Suuremmat ostokset merkitään poistoina 

Jos hankinta ylittää pienhankinnan rajat eli sen käyttöikä on yli kolme vuotta ja hinta korkeampi kuin 1200 euroa, tulee se merkitä kirjanpitoon poistoina. Tämä tarkoittaa käytännössä sitä, että hankinnan hinta jaetaan useammalle tilikaudelle. Pienhankinta taas merkitään kirjanpitoon kokonaan yhdellä kertaa. 

Suuremman hankinnan jakaminen eri tilikausille hyödyttää yrittäjää siten, että yhdelle kaudelle ei tule yhtä valtavan suurta kuluerää, joka vaikuttaisi koko tilikauden kirjanpitoon. Suuret hankinnat on järkevämpää jakaa useammalle tilikaudelle, jotta kustannus jakaantuu kirjanpidossa pidemmälle ajalle. 

Kallista konetta tai muuta isoa hankintaa myös yleensä käytetään useita vuosia, jolloin on loogistakin, ettei se näy kirjanpidossa ainoastaan ostohetkellä, vaan myös seuraavina käyttövuosina. 

Poistot kirjanpidossa 

Poistot merkitään kirjanpitoon verottajan laskeman kaavan mukaan. Kaava jakaa hankinnan tasaisesti eri vuosille ja pikkuhiljaa koko hankintahinta on merkitty kirjanpitoon eri tilikausille. 

Hankinnoista, kuten koneista tai kalustosta, voi tehdä korkeintaan 25 % poiston tilikautta kohden. Poisto-osuus voi olla pienempikin, mutta ei suurempi. Jos hankinta on kovin kallis ja yrittäjän toiminta pientä tai kausiluontoista, voi olla järkevää tehdä poistot myös pienemmissä osissa. 

Ensimmäisellä tilikaudella tehty poisto pienentää hankinnan hankintakulua. Tästä jäljelle jäävästä osasta käytetään nimeä menojäännös. Eli jos hankintavuonna kirjanpidossa tehdään 25 % poisto, miinustetaan tuo neljännes koko hankinnan hinnasta ja menojäännökseksi jää kolme neljännestä hinnasta. 

Toisena poistovuonna poistettava prosenttiosuus lasketaan menojäännöksestä. Ei siis alkuperäisestä hankintahinnasta, vaan siitä osasta, mikä jäi ensimmäisen poiston jälkeen jäljelle. 

Kuvitellaan, että yrittäjä osti 10 000 euron työkoneen. Ensimmäisenä vuonna hän merkitsi kirjanpitoon 25 % poiston: 2 500 euroa. Menojäännökseksi jäi 7 500 euroa. Toisena vuonna yrittäjä tekee taas 25 % poiston, joka lasketaan nyt 7 500 euron menojäännöksestä. Poistosummaksi tulee 1 875 euroa ja menojäännökseksi jää 5 625 euroa. 

Poistoja jatketaan niin monta vuotta, että menojäännökseksi jää alle 1 200 euroa. Tällöin loppusumman voi poistaa kerralla. 

Oma juttunsa poistoissa on vielä uuden kaluston poikkeussääntö. Tarkemmin poistoista ja poistojen poikkeuksista voit lukea verottajan ohjeesta. 

Lue myös:

Toiminimen verovähennykset – Näillä säästät selvää rahaa!

Kevytyrittäjän verovähennykset – muistathan ottaa nämä ylös!

Kirjanpito-ohjelma, henkilökohtainen kirjanpitäjä vai kirjanpitopalvelu?

Yhdenkertainen vai kahdenkertainen kirjanpito?