Etätyöskentely kotoa käsin: näin hoidat sen tehokkaasti ja pidät huolta yhteishengestä!

Etätyöskentely on nykyisin monille hyvin tavallinen tapa tehdä töitä. Tietyistä syistä kotona työskentely on viime aikoina tullut ajankohtaiseksi yhä useammalle. Jaamme ensiksi vinkkejä siihen, kuinka töiden tekeminen kotona sujuu mukavasti ja tehokkaasti! Sen jälkeen puhutaan yhteishengestä.

Jo otsikossa on oikeastaan virhe; etätyö on nykyisin niin tavallista, että yhä useammat haluavat puhua vain työstä. Montaa työtä voikin tehdä fyysisen työpaikan lisäksi muuallakin, esimerkiksi junassa, kahvilassa, kotona tai kirjastossa.

Tuoreimman Euroopan työolotutkimuksen mukaan noin joka viidennellä on mahdollisuus tehdä etätyötä ainakin joskus. Etätyöskentelyyn toi lisää joustavuutta myös vuoden alussa uudistunut työaikalaki.

Työn tekeminen ei monesti ole sidottu edes yhteen maahan, vaan etätyöskentely onnistuu missä päin maailmaa tahansa. Monet kevytyrittäjätkin lähettävät laskuja ulkomailla oleville asiakkailleen tai tilapäisesti muualla kuin Suomessa asuvat kevytyrittäjät laskuttavat tuttuja asiakkaita kotimaassa.

Myös monet yritykset ovat tarjonneet halukkaille työntekijöilleen mahdollisuutta työskennellä tovin esimerkiksi Espanjan tai Thaimaan lämmössä keskellä Suomen pimeintä ja märintä vuodenaikaa.

Töiden tekeminen kotona jättää myös mainiosti aikaa itse työn hoitamiseen varsinkin, jos työmatka on pitkä; kotitoimistolla matka supistuu vain tietokoneen avaamiseen. Jaamme alla 6 vinkkiä siihen, kuinka etätyöskentely sujuu mukavasti – nappaa ne käyttöön itsellesi!

1. Töiden tekeminen onnistuu kotona pyjamassakin!

Jos kaipaat työpaikan päivärytmiä myös kotona työskentelyssä, kannattaa sinun luoda sellainen itsellesi.

Toiset saavat päivänsä parhaiten käyntiin ja työskentelyvireen päälle pukeutumalla aamulla työvaatteisiin. Rutiinia päiviin saa aloittamalla työn aina samaan aikaan ja tauottamalla päivän samoin kuin olisi töissä toimistolla tai muulla työpaikalla.

Jollekin taas etätyöskentely merkitsee vapautta sen kaikissa ilmenemismuodoissa. Tämä saattaakin tarkoittaa sitä, että koko päivä vierähtää pyjamassa. Tärkeintä kuitenkin on, että löydät itsellesi sopivimman tavan työskennellä, jotta saat työpäivästäsi kaiken hyödyn irti!

2. Aseta rajat ystäville ja perheelle

Jos muita perheenjäseniäsi on kotona, tee heille selväksi, että olet nyt töissä eikä sinua saa häiritä. Jos sinulla on erillinen työhuone, laita ovi kiinni.

Suljetuista ovista on myös apua, jos lemmikkisi on huomionkipeällä tuulella. Toisaalta esimerkiksi kissan silittämisen on tutkittu laskevan verenpainetta ja stressitasoa; välillä voikin olla hyvä idea ottaa lemmikki syliin, jotta saat hieman etäisyyttä kaikkein stressaavimpiin työtehtäviin.

Opettele myös sanomaan ei, mikäli sinun on tarkoitus työskennellä ja ystäväsi pyytävät sinua lähtemään ulos tai kertovat piipahtavansa yllätysvierailulle. Toki etukäteen sovitut lounastreffit ystävän kanssa tuovat kaivattua taukoa ja voivat rytmittää päivääsi samalla tavoin kuin lounas kollegoiden kanssa tauottaa päivääsi työpaikalla.

3. Aseta rajat myös asiakkaille ja kollegoille

Etätyöskentely voi tuntua sanana vanhahtavalta; siinähän ei olla varsinaisesti etäällä työstä tai työyhteisön ulkopuolella. Vaikka työtä työpaikan ulkopuolella tehdäänkin, on tavoitettavuus ja viestiminen nykyisin yhä helpompaa.

Omaan työyhteisöön tai asiakkaisiin ollaan yhteydessä puhelimen ja sähköpostin lisäksi pikaviestipalvelulla sekä videopuheluin. Kokouksetkin onnistuvat verkossa minne päin maata tai maailmaa tahansa!

Jatkuva viestien tulo voi kuitenkin hankaloittaa oman työn rytmittämistä tai keskittymistä vaativien tehtävien tekoa. Jos tarpeen, sulje piippaavat pikaviestisovellukset ja sähköposti, jotta saat omaa työlistaasi edistettyä.

Jos haluat pitää työn erillään vapaa-ajasta, älä vastaa työpuheluihin ja sähköposteihin, jos olet jo työskennellyt koko päivän. Harva asia on oikeasti niin kiireinen, että se ei voisi odottaa seuraavaan työpäivään. Vaikka työskentelet kotoa käsin, se ei tarkoita, etteikö sinullakin olisi oikeus vapaa-aikaan.

Jos olet toistuvasti siinä tilanteessa, että jokin projektiin liittyvä asia pitää hoitaa vielä ennen puoltayötä illalla, kannattaa sinun miettiä tilannettasi. Voisitko esimerkiksi lisätä hinnastoosi kiirelisän tai veloittaa erikseen ylimääräisistä puhelinpalavereista ja viime hetken muutoksista?

Mieti myös, oletko priorisoinut töitäsi tarpeeksi hyvin – tai oletko ehkä haalinut liikaa asiakkaita ja projekteja yhtä aikaa. Opettele sanomaan myös ei!

4. Huolehdi ergonomiasta myös kotitoimistolla

Ergonomia ei aina ole ensimmäisenä mielessä, kun töitä tehdään kotitoimistolla. Kunnolliseen työpisteeseen kannattaa kuitenkin panostaa!

Jos haluat istua työpäivänäsi, hanki tuoli, jossa pystyt istumaan mukavasti koko päivän. Kiinnitä myös huomiota istuma-asentoosi. Jos taas seisot mieluummin, järjestä tähän sopiva taso, joka on oikealla korkeudella.

Moni meistä jännittää työskennellessään selkää ja hartioita aivan huomaamattaan. Kun havaitset tekeväsi näin, tee pari verryttävää liikettä ja ota sen jälkeen taas rento asento.

Mahdollisuuksien mukaan olisi kannattavaa työskennellä vaihtelevasti sekä seisten että istuen. Työasennon vaihtaminen riittävän usein on tärkeää terveyden kannalta. Voit halutessasi hankkia istuimeksi myös jumppapallon; se on edullinen hankinta, joka lisää lihasten aktiivisuutta merkittävästi istuessa.

5. Tee etätyöskentelylle oma työpiste

Ideaalein tilanne olisi, jos sinulla on oma erillinen työhuone kotona työskentelyä varten. Monella ei tällaista mahdollisuutta kuitenkaan ole.

Mahdollisuuksien mukaan kannattaa kuitenkin erottaa itselle selkeärajainen työpiste työpäiväsi ajaksi! Kotona työskentelystä katoaa teho, jos et saa rauhaa tehtävien hoitamiseen. Rauhoita työpisteesi vain työskentelyyn; älä kasaa sinne kaikkea mahdollista ei-työhön-littyvää, joka voi häiritä keskittymistäsi.

Joillekin tällainen työpiste voi olla ruokapöytä, toisille olohuoneen sohva. Monille toimii myös työskentelytilan vaihtelu päivän aikana; sen on havaittu virkistävän ajatuksia ja parantavan työn tuottavuutta.

6. Aseta tavoitteita ja pidä taukoja

Työpäivän aikana ajatus lähtee helposti silloin tällöin harhailemaan. Töiden tekeminen kotona voi saada keskittymisen herpaantumaan tavallista helpommin. Ajankäytön seuraamiseen on onneksi tarjolla useita erilaisia ajanhallintasovelluksia.

Jos keskittyminen tuntuu vaikealta, päätä esimerkiksi, että teet nyt tunnin töitä kunnolla ja sitten voit pitää pienen tauon. Tai voit käyttää niin sanottua Pomodoro-tekniikkaa ja tehdä työtäsi 25 minuutin intervalleissa, jonka jälkeen pidät lyhyen ajatus- tai verryttelytauon. Kokeile eri tekniikoita ja työkaluja, jotta löydät itsellesi sopivimman!

Vinkki eräältä työntekijältämme: ”Oma ajanhallintakeinoni on vastata kaikkiin sellaisiin sähköposteihin ja viesteihin heti, jotka vievät työaikaani alle 10 minuuttia. Muut viestit jäävät odottamaan niille varattua aikaa!”

Neljä keinoa, joilla yhteishengen luominen ja säilyttäminen toimii etätöiden aikana

Fyysinen etäisyys on tuonut työyhteisöille uusia haasteita, kuten yhteishengen luominen ja ylläpitäminen etätöissä. Oikeanlaisella viestinnällä tämä kuitenkin onnistuu!

1. Panosta viestimiseen – niin määrässä kuin laadussa

 Jotta yhteishenki voisi säilyä ja tiimi menestyä, on kaikkien pysyttävä ajan tasalla työpaikan tilanteesta ja tiimikaverien tekemisistä. Viestintää ja keskustelua tulisi siksi käydä ainakin jollain tasolla päivittäin! Siihen tulisi sisällyttää kaikki olennainen, ja muistaa myös säilyttää tietty “tone of voice”.

Aktiivisuus ja avoimuus ovat keskeisiä

Esihenkilöiden ja tiiminvetäjien tärkein tehtävä on nyt panostaa työyhteisön ilmapiiriin ja sen jäsenten hyvinvointiin; ilman tätä organisaatio ei voi menestyä. Yhteishengen luominen ja yhteisöllisyyden säilyttäminen onnistuu tiheätahtisella viestinnällä.

Työyhteisön jäsenten tulee juteltua toistensa kanssa toimistolla päivittäin. Nyt, kun fyysiset kontaktit ja keskustelut eivät ole mahdollisia, tulee viestintää lisätä muiden reittien kautta.

Vähintään kerran viikossa olisi hyvä pitää yhteisiä tiimipalavereja, joissa käydään läpi jokaisen jäsenen kuulumiset ja projektit. Yhteisten tapaamisten ohella tiiminvetäjän tulisi pitää suora yhteys tiimin jokaiseen jäseneen, ja käydä hänen kanssaan keskustelua kahden kesken.

Käytä tässä kuitenkin tiiminvetäjänä omaa harkintakykyäsi! Tuskin haluat antaa tiimiläisillesi sellaista vaikutelmaa, että et luota heihin. Kyttäämisen sijaan heille onkin sallittava oma tila ja mahdollisuus itsenäiseen työskentelyyn. Pidä kuitenkin viestintäkanavat avoinna ja ole mahdollisimman helposti tavoiteltavissa, jotta tiimiläiset saavat sinuun yhteyden tarvittaessa.

Olemme töissä monesti kiireisiä, jolloin viestitkin tulee lähetettyä mahdollisimman nopeasti; näin niistä välittyy helposti töykeä vaikutelma, vaikka se ei olisikaan tarkoitus.

Tässä muutama tapa, joilla luot sähköpostiisi tai pikaviestiisi heti lämpimämmän sävyn:

• Kun avaat uuden keskustelun, aloita viestisi tervehdyksellä
• Käytä keskustelukumppanisi etunimeä. Jos viestissä on mukana useampi osallistuja, kirjoita esimerkiksi “Moikka kaikille!”
• Kehoita, älä käske. “Voisitko hoitaa tämän tehtävän” kuulostaa heti mukavammalta kuin “Hoida tämä tämä tehtävä”
• Muotoile viestisi mahdollisimman selkeästi
• Voit käyttää myös emojeita! Tässäkään ei kuitenkaan tarvitse liioitella; yksi hymynaama tai peukku esimerkiksi viestin loppuun riittää mainiosti.

Hyvä perussääntö on myös miettiä, kuinka juttelisit kollegallesi, jos näkisit hänet kasvotusten. Jos hän pyytäisi sinua hoitamaan jonkin tehtävän, vastaisitko hänelle vain “ok”? Kollegan viestiinkin on siis parempi vastata esimerkiksi ”Okei, hoidan tämän tänään?”

2. Suunnitelkaa töitä porukalla

Monessa työssä parhaat ideat ja ratkaisut syntyvät yhteisen pohdiskelun kautta. Fyysinen etäisyys kuitenkin ajaa helposti monen työntekijän omiin oloihinsa, ja hän jää miettimään ongelmiaan itsekseen. Tämä voi hidastaa työtahtia huomattavasti ja kuihduttaa luovuuden.

Ota siis yhteyttä työkavereihisi, kun tarvitset ideoita ja ulkopuolista näkökulmaa! Näinhän sinun tulisi tehtyä toimistollakin, vai mitä?

Monen ei kuitenkaan kehoituksista huolimatta tule etätöissä otettua yhteyttä kollegoihin spontaanisti. Viralliset viikkopalaverit taas tulee usein pyhitettyä tiimin tärkeimmille asioille ja kahvipalaverit rennolle keskustelulle; niiden aikana ei välttämättä viitsitä nostaa esiin omia ideoita tai kysymyksiä.

Hyvä keino voisikin olla varata kalenteriin jokin tietty hetki, joka on tarkoitettu nimenomaan yhteiselle sparraukselle. Tarpeen mukaan tällaisia voisi järjestää tiettyjen kollegojen tai koko tiiminkin kesken. Jos omassa työyhteisössäsi ei vielä tällaisia aivoriihiä ole, ehdota sellaisia! Todennäköisesti itse kukin meistä kaipaa välillä ulkopuolista näkemystä ja apua ideoiden jalostamiseen.

3. Yhteishengen luominen toimii myös tauoilla

Muistakaa varata virallisten palaverien lisäksi aikaa myös vapaamuotoiselle rupattelulle ja kuulumisten vaihtamiselle. Pitäkää lähimpien kollegojen tai oman tiimin kanssa tällaisia rentoja videopuheluita ainakin kerran viikossa!

Kahvipaussit mainittinkin jo ylempänä; niiden lisäksi voitte pitää myös yhteisiä lounaita ja taukojumppia. Yhteinen aamupalahetkikin voisi olla mukava tapa aloittaa työpäivä.

Tämä on loistava keino lähentyä kollegojen kanssa ja tutustua paremmin myös sellaisiin, joiden kanssa et ole vielä ollut lähemmin tekemisissä!

Työpaikallakin monet parhaimmat keskustelut ja oivallukset tapahtuvat taukotilassa tai kahvikeittimen luona; nämä hetket ovat omiaan lisäämään työyhteisön viihtyvyyttä. Englannin kielessä niille on oma nimityksensäkin: water cooler talk.

Voitte luoda rennolle rupattelulle myös oman WhatsApp-ryhmän tai Slack-kanavan, jossa keskustelua voi käydä milloin vain. Älkää luopuko epävirallisista kohtaamisista etätyön aikana, vaan tehkää tietystä ajankohdasta tai viestintäkanavasta oma taukohuoneenne!

4. Keksikää yhdessä vapaamuotoista tekemistä

Yhteishengen luominen käy työpaikoilla myös kaikenlaisen virkistystoiminnan kautta. Tällaisia ovat esimerkiksi tiimipäivät, peli-illat, after workit ja syntymäpäivien juhlistaminen.

Mainitun kaltaiset tilaisuudet järjestetään monesti varsinaisen työajan ulkopuolella. Fyysinen etäisyys ei kuitenkaan estä teitä viettämästä  yhteistä aikaa edelleen!

Kuten mainittu, moni kokee olonsa yksinäiseksi näinä aikoina. Voisittekin työkavereiden kesken keksiä jotain hauskaa yhteistoimintaa iltoihinne sen sijaan, että kukin teistä jää omiin oloihinsa työajan päättymisen jälkeen.

Muistakaa siis kollegojenne syntymäpäiviä ja juhlikaa erilaisia onnistumisia yhdessä ryhmäpuheluiden kautta! Miettikää myös muuta hauskaa tekemistä työpäivien jälkeen ja miksei viikonloppuisinkin. Voitte esimerkiksi jakaa reseptejä ja kokkailla yhdessä, pitää lukupiiriä tai tietovisoja, katsoa elokuvaa yhdessä ja keksiä hauskoja haasteita – ottakaa luovuutenne käyttöön!

Löytyykö sinulta muita loistovinkkejä etätyöskentelyyn? Jaa ne kommenteissa!

Lue myös vierasbloggaajamme Leena-Mari Laukkasen kirjoitus yksinyrittäjän arjen toisesta puolesta.