Mitä vaaditaan tehokkaaseen palaveriin? Fasilitaattori Henna Karjalainen jakoi oppinsa hyvään kokoukseen

Palaverit saattavat viedä työpäivästämme aikaa leijonan osan. Monesti palaverit, kokoukset ja tapaamiset ovat elintärkeitä yhteistyön ja kaupan tekemisen vuoksi, mutta valitettavasti niihin käytetty aika on pois tuottavasta työstä.

Mikään ei kuitenkaan ole parempi tapa viedä asioita eteenpäin kuin yhdessä puhuminen ja asioista sopiminen. Ratkaisut ongelmiin löytyvät helposti istuttaessa saman pöydän ääreen; tosin nykyisin elämme vahvasti etäpalavereiden ja videoyhteyksien aikaa!

Palaverissa ei yksinomaan jaeta tietoa, vaan jatketaan keskustelua, kyseenalaistetaan asioita ja kehitellään niitä eteenpäin. Parhaimmillaan tästä kaikesta syntyy innovaatioita, jotka inspiroivat kaikkia osallistujia.

Grape Peoplen fasilitaattori Henna Karjalainen vei Yrittäjyyskoulun syvemmälle aiheeseen ja kertoi askelmerkit siihen, miten erityisesti etäpalaverista saadaan kaikin puolin hyvä kokemus kaikille osapuolille.

”Kun korona alkoi, ihmiset yrittivät viedä kokouskäytännöt sellaisenaan etäympäristöön. Silloin monelle paljastui sellainen seikka, että eivät ne lähitilaisuudetkaan ole olleet kauhean hyviä. Tuolloin kokouskäytännöt vaativat sen totaaliräjäytyksen”, Karjalainen kuvailee.

Miksi ylipäätään pidän kokouksen?

Liikkeelle kannattaa aina lähteä kokouksen tarpeellisuudesta. Onko se pakko pitää vai voisiko saman tiedon syöttää tai jakaa jotain muuta kautta, kuten verkossa tai sähköpostitse? Koolle kutsuminen vie kaikkien osapuolten kallisarvoista aikaa, joten mikä on tilaisuuden tarkoitus ja tavoite? Jos et keksi yhtäkään syytä vaihtaa ajatuksia, niin mitään syytä koolle kutsumiselle ei taida olla. Kokouksen ykkösjutun pitäisi aina olla se, että ihmisten pohdintojen vaihtumisella on merkitystä.

Kokouskutsu

Etenkin etäaikoina kokouskutsu on noussut todella tärkeään rooliin. Jos kokouskutsussa ei kerrota, mitä siellä tapahtuu ja mitä siellä on tarkoitus tehdä, saattaa käydä niin, että palaveriin osallistutaan lenkiltä tai autosta. Silloin työpajan pitäminen ja yhteisten dokumenttien työstäminen ei välttämättä onnistu. Kun mietit kokouksen tarkoituksen, tavoitteet, osallistujien roolit sekä ajankäytön, tee kaikki tämä selväksi myös kokouskutsussa. Silloin osallistujakin tietää, voiko hän ottaa osaa lenkiltä vai täytyykö hänen olla tietokoneen äärellä.

Onko asialistalla asioita, joita vasta selkeytetään ja joista kukaan ei tiedä sen enempää? Jos näin on, silloin mukaan voi tulla vaikkapa lenkiltä. Toisessa kokouksessa agendalla voi olla ratkaisut, kolmannessa päätösehdotukset. Kaikki tämä pitää osallistujille etukäteen kertoa. Kerro myös kaikilla osallisille, mitä olet etukäteen valmistellut.

Roolitus

Mieti oma roolisi joukon vetäjänä. Huolehditko prosessista ja ihmisten mukana olosta vai oletko se, joka ottaa kantaa sisältöön. Hyvä vetäjä tekee ensimmäistä enemmän, eli huolehtii prosessista ja ihmisistä ja varmistaa, että ihmiset hoitavat asiasisällön kuntoon. Seuraavaksi mieti osallistujien rooli, eli ketä tarvitset kokoukseen paikalle. Lähesty heitä heidän työrooliensa kautta. Älä kutsu paikalle Pekkaa, Liisaa ja Mariaa, vaan pyydä palaveriin toimitusjohtaja, viestintäpäällikkö ja HR-asiantuntija. Näin henkilöt tietävät itsekin, millä asiantuntijuudella he tulevat kokoukseen ja mitä heiltä rooliensa puolesta odotetaan.

Kokouksen aloittaminen

Kokouksen aloitus on itsestäänselvyys, mutta myös paikka, jossa pienillä jutuilla saa tehtyä hyvän lähtölaukauksen. Aloitukseen kannattaa aina uhrata muutama ajatus. Fokusoi asiat ja viritä ihmiset. Kertaa alussa, miksi me ollemme täällä ja mikä kokouksen ohjelma on. Kerro työsketelytapa, kuten ”tänään pidetään kamerat päällä” ja ”voit pyytää puheenvuoroa, nostamalla käden tai kirjoittamalla chattiin”. Viritä ihmiset keskusteluun kysymällä kuulumisia. Kysy vaikka, miten aamu on lähtenyt liikkeelle.

Jos haluat ihmisten olevan myöhemmin kokouksessa aktiivisia, ota heidät jo alussa mukaan ja päästä juttelemaan jostakin helposta aiheesta. Kysy vaikkapa, miten joit kahvisi tänä aamuna. Se voi tuntua hassulta, mutta on helppo tapa luoda kontakti. Kaiken tarkoituksena on luoda psykologinen turvallisuus ja saada yhteydet osallistujien välillä auki. Kun ensin on saanut puhua kevyemmistä aiheista, uskalletaan myöhemmin puhua myös vaikeista asioista.

Kokouksen kulku

Huolellinen valmistautuminen on kaiken perusta, mutta myös kokouksen kulkuun voi vaikuttaa paljon. Vältä yksinpuhelua ja mieti keinoja, joilla saat kokoukseen kutsumasi henkilöt mukaan. Kertaa kokouksen aikana, mitä on jo puhuttu ja koosta aineistoa matkan varrella kaikille. Jos puheenvuorot lähtevät rönsyilemään, kiitä keskustelusta, muistuta ajasta ja vie keskustelu takaisin kokouksen ohjelmaan. Tämä ei ole helppo rasti, vaan vaatii kokouksen vetäjältä harjoittelua.

Valmistautuminen

Kaiken hyvän kokoustamisen peruskalliona on hyvä valmistautuminen, josta erityisesti palaverin koolle kutsuja on vastuussa. Hyvä vetäjä myös vastuuttaa osallistujia kokouksen onnistumisesta. Anna osallistujien aikaa jutella ensin parin kanssa muutaman minuutin ajan siitä, mitä he odottavat kokoukselta ja mitkä ovat kokouksen onnistumisen mittareita. Kun näistä asioista pääsee juttelemaan, vastuu kokouksen onnistumisesta lankeaa myös osallistujaporukalle.

Ryhmämuisti

Muista hyödyntää ryhmämuistia. Ei vaan jutella puhuvina päinä verkon yli, vaan otetaan käyttöön yhteinen muistio, jota katsotaan, työstetään ja kirjoitetaan yhdessä. Ei niin, että jälkikäteen lähetetään sihteerin kirjoittama muistio kaikille.

Me-We-Us

Miten saada erilaiset ihmiset vaihtamaan ajatuksia keskenään? Kuningasmetodi on nimeltään Me-We-Us. Me-vaiheessa jokainen saa ensin hiljaisuudessa ja omassa rauhassa listata ajatuksia paperille. Etenkin introvertit kiittävät ideointirauhasta ja ekstrovertitkin pakotetaan rauhoittumaan omien ajatustensa äärelle. We-vaiheessa edetään pienryhmäkeskusteluihin, joissa tuodaan ajatukset esiin pienissä porukoissa. Us-vaiheessa lopulta puretaan ryhmien ideat yhteen ja katsotaan yhdessä, mitä on syntynyt. Yleensä kokoukset ovat pelkkää us-vaihetta, eli yksi ihminen puhuu ja kymmenen muuta pysyttelee linjoilla hiljaa, mikä on todella tehotonta.

Palaveripalaute!

Älä jää kokouksen jälkeen arvuuttelemaan sitä, menikö kokous hyvin vai ei, vaan pyydä suora palaute heti kokouksen päätteksi. Aloitus on yhtä tärkeä kuin lopetus. Varmista, mitä saatiin aikaiseksi ja mikä oli päätös. Kysy osallistujilta, oliko kokous heidän mielestään onnistunut ja miten he arvioisivat omaa panostaan asteikolla 1-5. Palautteen pyytäminen heti saattaa tuntua pelottavalta, mutta se kannattaa ehdottomasti tehdä jatkoa ja uuden oppimista ajatellen.

Venuun bonusvinkki: Kokouspaikalla on väliä!

Henna Karjalaisen hienojen vinkkien lisäksi tapahtumapalveluiden varauspalvelu Venuu tekee vielä yhden lisäyksen: Älä unohda kokoustilaa! Olisiko sopiva paikka kokoustaa toimiston neuvotteluhuone, inspiroiva soppi coworking-tilasta tai jotain ihan muuta? Kokouksen tavoitteet on hyvä pitää mielessä paikkaa valikoidessa. Onko tarkoitus kerätä ideoita, tehdä päätöksiä vai jakaa tietoa? Maisemanvaihto virkistää ja tilan design, valaistus, tunnelma ja värit tutkitusti vaikuttavat osallistujien fiiliksiin ja vireyteen.

Huomioi erityisesti kokouspaikan sijainti ja koko. Pääsevätkö kaikki helposti paikalle ja löytyykö istumapaikkojen lisäksi erillinen ryhmätyötila? Ovatko kaikki tulossa paikan päälle vai osallistuuko osa etänä? Täytyykö kaikkien osallistujien näkyä kameralle ja heijastua ruuduille? Entä millaisia näyttöjä, ääniratkaisuita tai muuta tekniikkaa tarvitaan? Hybridimallissa paikan kokoustekniikaltakin vaaditaan jo vähän enemmän. Jos kaikki tämä uuvuttaa, vuokraa tila paikasta, jossa on mahdollista saada käyttöön kokousammattilaisen, eikä näin ollen tarvitse stressata tekniikasta tai tarjoiluista.

Katso kokoustilat Venuusta: Helsinki, Turku, Tampere, Jyväskylä, Espoo ja Lahti.

Artikkeli julkaistu ensi kerran 28.4.2021.

Lue myös

Työhaastattelukysymykset – näihin kannattaa varautua

Toiminimiyrittäjän opas

Yrittäjän euro palkansaajaan nähden, eli kuinka paljon yrittäjän tulee ansaita?

Itsenäisen yrittäjän hinnoitteluopas