Kirjanpitopalvelu, henkilökohtainen kirjanpitäjä vai kirjanpito-ohjelma?

Olet perustanut yrityksen, mutta miten hoitaa kirjanpito? Uusi pienyrittäjä voi tuntea olonsa epävarmaksi kirjanpidon hoitoa pohtiessaan, sillä vaihtoehtoja on paljon – mikä on juuri sinulle sopiva ratkaisu? Tässä artikkelissa kuvaamme eri kirjanpitopalvelut ja -ratkaisut, jotta voimme helpottaa valintaasi.

Kirjanpito on ensimmäisiä asioita, joita uusi yrittäjä pohtii. Eri lähteet neuvovat kokeilemaan erilaisia keinoja. Yhden yrittäjän vannoessa henkilökohtaisen kirjanpitäjän nimeen, toiselle se on rahanhukkaa, sillä hän merkitsee itse tulonsa ja menonsa Excel-taulukkoon.

Se, mikä sopii yhdelle, ei välttämättä toimi toiselle ja itselle parhaan ratkaisun löytämiseen voi vierähtää tovi. Ehkä oletkin jo yrittänyt hoitaa kirjanpitosi itse tai etsiä sopivaa kirjanpitäjää. Kallis kirjanpito-ohjelma saattoi osoittautua virheinvestoinniksi tai omasta Excel-pohjasta unohtua jotain oleellista.

Huolellinen vertailu ja tiedonhaku auttaa valitsemaan sopivan ratkaisun omiin tarpeisiin, mutta siihen voi kulua paljon yrittäjän kallisarvoista aikaa.

Siksi kokosimme tähän artikkeliin oleelliset asiat, jotka ottaa huomioon kirjanpitoratkaisua pohtiessa ja eri vaihtoehtojen hyvät ja huonot puolet.

Kirjanpitopalvelut ja muut kirjanpidon vaihtoehdot

Eri vaihtoehdot kirjanpidon hoitoon ovat lyhyesti listattuna tehdä kirjanpitonsa alusta alkaen itse, hankkia kirjanpito-ohjelma, tai käyttää tilitoimistoa tai kirjanpitopalvelua. Näistäkin löytyy erilaisia variaatioita, jotka käymme seuraavassa tarkemmin läpi.

Kirjanpito kokonaan itse Excel-pohjan avulla

Yksi vaihtoehto on hoitaa kirjanpito alusta loppuun itse. Silloin yrittäjä voi hyödyntää joko verkosta ladattavaa tai itse laatimaansa taulukkolaskentapohjaa. Tällöin yrittäjä merkitsee taulukkoon itse tulonsa ja menonsa ja säilyttää erikseen kuitit ja tositteet.

Taulukko on helppo ja edullinen tapa hoitaa kirjanpito, mutta vaatii yrittäjältä jonkin verran kirjanpidon ymmärrystä: yrittäjän tulee olla itse perillä siitä, miten kirjanpidon merkinnät tehdään ja mitkä kulut ovat verovähennyskelpoisia.

Excel-pohjan käytön riskinä on tällöin tietenkin se, että uusi yrittäjä unohtaa merkitä menojaan ja tulojaan taulukkoon tai merkinnöissä on virheitä. Jos aikoo hoitaa kirjanpitonsa itse, onkin syytä perehtyä kirjanpidon kiemuroihin perusteellisesti ennen yritystoiminnan aloittamista.

Tietokoneelle ladattava kirjanpito-ohjelma

Jos oman taulukon ylläpito tuntuu hankalalta tai yrittäjä haluaa enemmän toimintoja kirjanpitonsa hoitamiseen, voi hän hyödyntää myös tietokoneelle ladattavaa kirjanpito-ohjelmaa.

Ohjelmia löytyy hyvin erilaisia eri tarpeisiin, sekä yhden- että kahdenkertaiseen kirjanpitoon ja erilaisille budjeteille. Yrittäjä voikin näistä valita itselleen sopivimman hintaisen vaihtoehdon, itselleen sopivilla toiminnoilla ja ominaisuuksilla. Ohjelman toimintoihin voi kirjanpidon lisäksi kuulua myös esimerkiksi laskutus, rekistereiden ylläpito ja analytiikkatyökaluja – mutta enemmän ominaisuuksia tarkoittaa yleensä myös korkeampaa hintaa.

Ladattavia kirjanpito-ohjelmia tarkastellessa kannattaa ominaisuuden lisäksi kiinnittää vähän huomiota siihen, kuka ohjelmaa tarjoaa. Yritysten käyttäjäkokemusten vertailu auttaa yrittäjää löytämään ohjelman, joka on luotettava ja helppokäyttöinen, ja jonka käytöstä ei koidu yllättäviä kuluja.

Pilvipalveluun perustuva kirjanpito-ohjelma

Verkossa käytettävät kirjanpito-ohjelmat vaihtelevat hintatasoltaan ja ominaisuuksiltaan samaan tapaan kuin tietokoneelle ladattavat. Erona ladattavaan ohjelmaan on se, että verkossa käytettävä ohjelma tarjoaa yrittäjälle enemmän joustavuutta, kun ohjelmaa voi käyttää eri laitteilla. Lisäksi verkkopohjaiseen ohjelmaan voi saada helpommin ostettua lisäosia ja -palveluita, kun yritystoiminta kasvaa.

Aina kirjanpito-ohjelmaa käyttäessä yrittäjän kannattaa muistaa, että hänen on itse ymmärrettävä jonkin verran kirjanpidon periaatteita.

Jos olet vasta-alkaja, voi kirjanpito-ohjelman käyttö tuntua työläältä, kun joudut aluksi selvittämään ja opettelemaan paljon uutta. Kirjanpitoa jo hiukan tuntevalle taas kirjanpito-ohjelma voi olla hyvä ratkaisu.

Jos yrityksen toimintaan liittyy paljon tapahtumia ja tositteita, kannattaa yrittäjän myös pohtia, miten hänen aikansa riittää kirjanpidon hoitamiseen kirjanpito-ohjelman avulla. Vaikka käytössä on ohjelma, joutuu yrittäjä tekemään kaikki merkinnät itse ja tarvittaessa selvittämään omin päin, onko jokin kulu verovähennyskelpoinen – jos toiminta on laajaa, voi tähän kulua paljon aikaa, joka taas on pois tuottavista projekteista.

Henkilökohtainen kirjanpitäjä

Aikaa ja vaivaa säästävä vaihtoehto kirjanpito-ohjelmalle on oma henkilökohtainen kirjanpitäjä. Oma kirjanpitäjä hoitaa kaiken kirjanpitoosi liittyvän ja sinulla on aina sama yhteyshenkilö, jonka kanssa asioit. Mukava juttu on myös se, että todennäköisesti tuet samalla toista pienyrittäjää ostamalla kirjanpitopalvelun häneltä.

Tämä ratkaisu voi sopia erityisesti yrittäjälle, joka haluaa henkilökohtaista palvelua ja mahdollisuuden kysyä kirjanpidon yksityiskohdista tietyltä vastuuhenkilöltä. Yrittäjä voi sopia kirjanpitäjän kanssa henkilökohtaisesti, kuinka on yhteydessä kirjanpitäjään ja toimittaa hänelle tositteet. Nykyään yksi helppo tapa on lähettää kuvat tositteista sähköpostitse tai pikaviestipalvelussa.

Huomionarvoista henkilökohtaisen kirjanpitäjän kohdalla on kuitenkin se, että yksityiset kirjanpitäjät ovat jokainen erilaisia henkilöitä ja yrittäjiä. Jotkut haluavat vain hoitaa kirjanpitoa, eivät vastailla asiakkaan kysymyksiin veroista ja kirjanpidon yksityiskohdista, kun toiset taas ovat hyvinkin palvelualttiita.

Sopivan henkilökohtaisen kirjanpitäjän löytäminen voikin olla haastavaa, ja henkilökemioiden kohtaaminen voi muodostua oleelliseksi tekijäksi toimivan asiakassuhteen synnylle.

Yksityiset kirjanpitäjät ja pienet tilitoimistot hinnoittelevat työnsä useimmiten tuntiperusteisesti. Tämä tarkoittaa, että mikäli kirjanpitosi koostuu vain muutamista kuukausittaisista tositteista, ei kirjanpitäjällä välttämättä kulu niiden käsittelyyn kuin tunti tai pari – eikä hintakaan silloin ole päätä huimaava.

Henkilökohtainen palvelu kuitenkin maksaa enemmän kuin pelkkä ohjelmistolisenssi ja jos tositteita kertyy enemmän, voi henkilökohtaisen kirjanpitäjän lasku muodostua suureksikin.

Laaja kirjanpitopalvelu

Yksi vaihtoehto on myös hyödyntää kirjanpitopalvelua. Esimerkiksi UKKO tarjoaa toiminimiyrittäjille palvelun, jossa yhdistyy kirjanpito, laskutus, asiakaspalvelu puhelimen päässä sekä liuta näppäriä lisäpalveluita.

Tällainen palvelu sopii erityisesti aloittavalle yrittäjälle, jolla on kädet täynnä puuhaa ja jolle kirjanpidon ja yrittäjyyden rutiinit ovat uusia.

UKKO-palvelu tarjoaa myös laajan valikoiman artikkeleita – kuten tämä, jota nyt luet – joissa esitellään selkeästi ja ymmärrettävästi yrittäjyyden eri osa-alueita sekä asiakaspalvelutiimin, joka neuvoo yrittäjyyden ja kirjanpidon koukeroissa. (Katso tästä Yrittäjyyskoulun kaikki artikkelit!)

Lisäksi kirjanpitopalvelu sopii kiireiselle yrittäjälle. Monta eri toimintoa yhdistävä palvelu vapauttaa aikaa tuottavaan työhön, kun esimerkiksi laskutus ja menojen kirjaus tapahtuu samassa paikassa ja maksupäätteen myyntiraportit siirtyvät suoraan kirjanpitoon. Usein kirjanpitopalvelut tarjoavat myös lisäpalveluita ja asiakasetuja.

Mitä ottaa huomioon kirjanpito-palvelua valitessa?

Kirjanpito-ohjelma kannattaa valita omat tarpeesi huomioiden. Pohdinta kannattaa siis aloittaa listaamalla, millaisia toiminnallisuuksia ohjelmalta tarvitset, miten paljon sinulla on kirjanpitomateriaalia ja aiotko kasvattaa yritystäsi lähitulevaisuudessa.

Onko kirjanpitosi yhden- vai kahdenkertainen? Entä teetkö sen maksu- vai suoriteperusteisesti? Kirjanpidon tapa on merkittävä tekijä siinä, millainen kirjanpitoratkaisu on juuri sinulle se oikea.

Toiminimiyrittäjä selviää yleensä yhdenkertaisella maksuperusteisella kirjanpidolla. Voit lukea artikkelistamme, miten yhdenkertainen eroaa kahdenkertaisesta kirjanpidosta.

Jos liikevaihtosi lähestyy sataatuhatta euroa ja sinulla on kasvuaikeita, tai aiot lähitulevaisuudessa palkata työntekijöitä, sinun on todennäköisesti pian siirryttävä kahdenkertaiseen ja suoriteperusteiseen kirjanpitoon. Silloin voi olla viisasta valita saman tien ratkaisu, joka palvelee tarpeitasi myös toimintasi laajennuttua.

Voit myös miettiä, mitkä ovat kirjanpitoratkaisussa sellaisia toimintoja, joita arvostat tai jotka helpottavat elämääsi huomattavasti. Haluatko esimerkiksi toimittaa kuittisi sähköisesti kirjanpitoon? Tai haluatko seurata monipuolisen analytiikan avulla yrityksesi taloutta? Jos sinulla on selkeitä tarpeita tai mieltymyksiä, voit rajata vaihtoehdoistasi suoraan pois sellaiset ratkaisut, jotka eivät täytä tarpeitasi.

Kirjanpito-ohjelman valinnassa tärkeintä ovatkin juuri sinun omat tarpeesi. Tässä asiassa ei ole yhtä vaihtoehtoa, joka sopii kaikille, vaan esimerkiksi kasvaville yrityksille sopivat erilaiset ratkaisut kuin sivutoimiselle pienyrittäjälle, ja perinteistä palvelua suosivalle erilainen palvelu kuin yrittäjälle, joka mielellään hoitaa kaiken digitaalisesti.

Myös tapahtumien ja tositteiden määrä voi vaikuttaa kirjanpitoratkaisun valintaan. Jotkut palvelut ja ohjelmat määrittävät maksimimäärän tositteita, joita kirjanpitoon voi kuukausittain lisätä. Henkilökohtainen kirjanpitäjä taas voi laskuttaa sen mukaan, kuinka paljon työtä kirjanpitosi hänelle teettää.

Kun toiminta on hyvin pientä, voi tositteiden määrään perustuva hinnoittelu tulla edulliseksi, mutta yrityksen kasvaessa saattaa hinta kasvaa yllättävän suureksi, jolloin kirjanpitoratkaisu on pohdittava uudelleen.

Hinta on toki myös asia, joka kannattaa ottaa huomioon kirjanpito-ohjelman valinnassa. Millainen kuukausimaksu sopii budjettiisi? Osa kirjanpito-ohjelmista on täysin ilmaisia, mutta niistä ei välttämättä löydy kaikkia samoja ominaisuuksia ja toimintoja kuin maksullisista versioista.

Jos haluat päästä mahdollisimman helpolla tai olet yleensä arjessa kiireinen, kannattaa investoida palveluun, joka hoitaa kirjanpitosi mahdollisimman valmiiksi ja sinulle jää enää hyvin vähän itse tehtävää. Tällaisten palveluiden kuukausimaksut ovat yleensä vähän korkeampia kuin yksinkertaisten kirjanpito-ohjelmistojen, sillä ohjelmat vain mahdollistavat kirjanpidon kirjaukset ja niitä käyttäessä joudut itse tekemään paljon töitä kirjanpitosi eteen.

Kirjanpito-ohjelman tärkeimmät ominaisuudet

Kuten edellisessä kappaleessa todettiin, se, mitkä ominaisuudet ovat tärkeimpiä, riippuu paljon yrittäjästä itsestään, hänen tarpeistaan ja mieltymyksistään. Listaamme tähän kuitenkin sellaisia ominaisuuksia, joita kirjanpitoratkaisut voivat sisältää ja joista yrittäjä voi valita omasta mielestään tärkeimmät.

Yksi oleellinen ominaisuus kirjanpito-ohjelmassa tai -palvelussa on se, tukeeko ratkaisu sitä kirjanpidon tyyppiä, joka yritykselläsi on käytössä tai jollaista yritykseltäsi edellytetään. Toimintasi ollessa laajempaa, tarvitset kahdenkertaisen suoriteperusteisen kirjanpidon. Pienemmälle toiminnalle taas riittää yhdenkertainen, maksuperustainen kirjanpito, joka on myös kevyempää, ketterämpää ja usein edullisempaa. Tarkista siis ohjelman tai palvelun tarjoama kirjanpidon tyyppi ensimmäisenä.

Toinen huomioitava ominaisuus on, haluatko koneelle ladattavan kirjanpito-ohjelman vai verkossa käytettävän pilvipohjaisen ratkaisun. Verkossa käytettävässä kirjanpito-ohjelmassa voi olla etuna se, että kirjanpitosi ei katoa tietokoneesi hajotessa ja kuitit säilyvät sähköisessä varastossa.

Asiakaspalvelu ja neuvonta kannattaa myös ottaa huomioon eri vaihtoehtoja pohtiessa. Haluatko saada kirjanpito-ohjelman tai -palvelun tarjoajalta myös neuvoja? Esimerkiksi UKKO tarjoaa myös osaavan asiakaspalvelun, joka neuvoo sekä kirjanpidossa että muissa yrittäjyyden koukeroissa. Jos taas olet vaikkapa itse opinnoissasi tai aiemmissa työtehtävissäsi perehtynyt kirjanpitoon, et välttämättä tarvitse neuvoja.

Lisäksi kannattaa pohtia, millaisista lisäpalveluista voisit hyötyä. Eri ohjelmien ja -palveluiden mukana saat erilaisia lisätoimintoja ja nämäkin voivat toimia valintaperusteena kirjanpitoratkaisulle. Esimerkiksi UKKO-palvelu tarjoaa toiminimiyrittäjälle kirjanpidon lisäksi muun muassa rajattoman laskutuksen, maksupääteintegraation sekä tuote- ja asiakasrekisterit.

Se, että saat useamman palvelun samassa paketissa voi selkeyttää yrityksesi toimintaa ja taloutta, kun sinun ei tarvitse käyttää esimerkiksi laskutukseen ja kirjanpitoon eri ohjelmistoja.

UKKO yhdistää kirjanpito-ohjelman helppouden ja henkilökohtaisen palvelun

Yrittäjälle, joka haluaa hoitaa kaikki yrittäjyyteen liittyvän oheistyön mahdollisimman helposti, on kokonaisvaltainen palvelu paras vaihtoehto. Silloin aikaa jää tuottavaan työhön, joka tuo rahaa yrittäjän tilille. Se on myös sitä työtä, jonka takia oma yritys on perustettu ja jonka tekemisestä yrittäjä eniten nauttii ja inspiroituu.

Mitä UKKO-palvelu sitten tarjoaa yrittäjälle? UKKO hoitaa toiminimiyrittäjän yksinkertaisen maksuperusteisen kirjanpidon sekä ALV- ja veroilmoitukset. UKKO-palvelun kautta voi lähettää myös laskut ja se mahdollistaa omien tuotteiden ja asiakkaiden tallentamisen tuote- ja asiakasrekisteriin. Lisäksi maksupääteintegraatio mahdollistaa maksupäätteen myyntiraporttien automaattisen viennin yrittäjän kirjanpitoon, ja meidän kauttamme yrittäjä voi ottaa myös YEL-vakuutuksen.

Tästä voit tutustua tarkemmin UKKO Toiminimiyrittäjyyden ominaisuuksiin.

Kirjanpito-ohjelman tapaan UKKO-palvelun hinnoittelu on kiinteä. Hinnoittelu lähtee liikkeelle matalammasta hinnasta, kun asiakkaan toiminta on vasta pientä, ja nousee asiakkaan laskuttaessa yhä enemmän kohti kiinteää kuukausihintaa, joka on maksimissaan 60 euroa kuussa (+ALV). Hinnoittelussa on huomioitu se, että pienyrittäjä arvostaa hinnoittelussa ennakkoitavuutta – yrittäjä tietää aina, mitä palvelu tulee ensi kuussa maksamaan.

Kokonaan digitaalinen palvelumme myös tarjoaa yrittäjälle joustavuutta. UKKO-palvelua voi käyttää millä tahansa laitteella eli voit lisätä kuitin kirjanpitoon vaikka heti kaupan kassalla ottamalla siitä kuvan kännykällä. Kuitit tallennetaan sähköiseen kuittivarastoon eli asiakkaamme ei tarvitse säilyttää kuitteja pöytälaatikossa.

Lisäksi olemme panostaneet asiantuntevaan asiakaspalveluumme ja selkeään informatiiviseen viestintään. Asiakaspalvelumme pyrkii aina vastaamaan asiakkaan kysymyksiin mahdollisimman nopeasti ja asiantuntijamme langan päässä osaavat neuvoa niin kirjanpidon, verotuksen kuin yrittäjyyden muidenkin rutiinien koukeroissa.

Viestintätiimimme taas pitää huolen siitä, että yrittäjä saa aina tiedon itseään koskevista ajankohtaisista aiheista sähköpostitse tai suoraan UKKO-järjestelmään. Uudelle yrittäjälle tarjoamme sekä sähköpostitse että Yrittäjyyskoulussamme kaiken tärkeän tiedon, joka yrittäjyyttä aloittaessa tarvitaan.

UKKO-palvelu on siis hyvä vaihtoehto pienyrittäjälle, joka haluaa päästä kirjanpidossaan helpolla ja käyttää mahdollisimman vähän aikaa yrittäjyyden rutiineihin.

Jos kirjanpidon taas haluaa unohtaa kokonaan ja toiminta on pienimuotoista, hyvä vaihtoehto on myös UKKO Kevytyrittäjyys, jossa ammattiaan voi harjoittaa ilman y-tunnusta ja kirjanpitoa.