Vaihtoehdot rästikirjanpidon hoitoon

Vaikka kirjanpito olisi jäänyt rästiin muutamaksi kuukaudeksi, tai jopa vuodeksi, ei yrittäjän tarvitse heittää hanskoja tiskiin. Rästikirjanpidon hoitoon on ainakin kolme vaihtoehtoa.

Ensimmäinen vaihtoehto on tehdä rästikirjanpito itse. Urakkaan voi tosin joutua varaamaan aikaa, sillä monen kuukauden kuittien ja laskujen etsintä ja merkitseminen oikeille päivämäärille voi olla iso homma – etenkin jos et ole itse kokenut kirjanpitäjä.

Toinen tapa on maksaa kirjanpitäjälle tai tilitoimistolle rästikirjanpidon hoitamisesta. Kirjanpitäjän työn hinta määräytyy yleensä sen mukaan, kuinka paljon sinulla on tositteita kirjanpitoon merkittävänä. Jos tositteita on paljon, kuluu kirjanpitäjällä paljon aikaa niiden läpikäymiseen ja lasku voi olla sen mukainen. Rästikirjanpidon tekeminen voi olla pienelle tilitoimistolle iso urakka selvittelyineen ja siksi siitä veloitetaankin tavallista juoksevaa kirjanpitoa korkeampaa hintaa.

Kolmas vaihtoehto on antaa rästikirjanpito meidän hoidettavaksemme. Tällöin maksat kiinteän hinnan kuukausilta, joille kirjanpito pitää tehdä ja tiedät näin tarkalleen paljonko urakka tulee maksamaan.

Kuitti hukassa – miten onnistuu rästikirjanpito, jos kuitit ovat kadonneet?

Joskus, kun kirjanpito on rästissä, on myös osa kuiteista hukassa. Se teettää yrittäjälle vähän päänvaivaa, mutta ei estä kirjanpidon tai edes rästikirjanpidon tekemistä.

Pääsääntöisesti kirjanpito perustuu aina tositteisiin – eli laskuihin, kuitteihin ja muihin asiakirjoihin, joista selviää, miten ja milloin kulu on muodostunut, keneltä on ostettu ja mitä, sekä mikä osuus rahasummasta on esimerkiksi arvonlisäveroa. Jos kuitti kuitenkin on auttamatta mennyt hukkaan, voidaan kirjanpitomerkintä tehdä yrittäjän oman selvityksen perusteella.

Itse laaditussa selvityksessä tulisi olla seuraavat tiedot:

• Ostettu tuote/palvelu
• Ostopaikka eli keneltä tuote tai palvelu on ostettu sisältäen mahdollisen y-tunnuksen tai muun tunnisteen
• Milloin ostos tehtiin
• Ostoksen hinta

Nämä tiedot kulusta kirjanpitäjälleen toimittamalla, voi kulun lisätä yrityksen kirjanpitoon, vaikka tosite olisi kadonnut. Valitettavasti kuitenkaan omalla selvityksellä kirjanpitoon merkityt kulut eivät ole arvonlisäverotuksessa vähennyskelpoisia.

Toiminimiyrittäjän kirjanpitovelvollisuus

Laki määrittää yrittäjille kirjanpitovelvollisuuden eli yrittäjän on aina pidettävä kirjaa tuloistaan ja menoistaan ja säilytettävä kuitit joko fyysisesti tai digitaalisessa muodossa. Toiminimiyrittäjän kirjanpitovelvollisuus on hiukan yksinkertaisempi kuin esimerkiksi osakeyhtiön: toiminimelle riittää yhdenkertainen, maksuperusteinen kirjanpito.

Yhdenkertainen kirjanpito tarkoittaa käytännössä sitä, että yrittäjän tulot ja menot merkitään vain kertaalleen, kun kaksinkertaisessa ne merkitään sekä debet- että kreditmerkintöinä. Kahdenkertaista kirjanpitoa edellytetään vain, jos toiminimen toiminta kasvaa riittävän suureksi.

Kahdenkertainen kirjanpito tarvitaan, jos kaksi tai kolme seuraavista kriteereistä täyttyy:

• taseen loppusumma ylittää 100 000 euroa
• liikevaihto tai sitä vastaava tuotto ylittää 200 000 euroa
• tai yrityksen palveluksessa on keskimäärin yli kolme henkilöä

Useimmilla pienyrittäjillä kriteerit kahdenkertaiselle kirjanpidolle eivät täyty.

Maksuperusteinen kirjanpito

Kirjanpidon maksuperusteisuus taas tarkoittaa sitä, että merkintä tehdään kirjanpitoon silloin, kun rahaa tulee tai lähtee yrityksesi tililtä. Kun rahaa lähtee, merkitään sille ajankohdalle kirjanpitoon kulu. Kun taas rahaa tulee, merkitään sille ajankohdalle myynti.

Toinen vaihtoehto on suoriteperusteinen kirjanpito. Tällöin kirjanpitomerkinnät tehdään ajankohdalle, jolloin meno tai tulo syntyy. Esimerkiksi jos myyntilasku on päivätty toukokuulle, mutta asiakas maksaa sen vasta kesäkuussa, näkyy myynti suoriteperusteisessa kirjanpidossa toukokuulla, mutta maksuperusteisessa se näkyisi vasta kesäkuulla, kun raha on todellisuudessa tullut yrittäjän tilille.

Maksuperusteinen kirjanpito on usein pienyrittäjälle helpoin vaihtoehto. Silloin tulot ja menot näkyvät kirjanpidossa sen mukaan, minkä verran yrittäjällä on kulloinkin todellisuudessa rahaa tilillään. Pienyrittäjälle tämä on selkein ratkaisu kirjanpitoon.

UKKO hoitaa kirjanpidon asiakkaan puolesta. Me teemme toiminimiyrittäjäasiakkaillemme yhdenkertaisen maksuperusteisen kirjanpidon – ja huolehdimme tarvittaessa myös rästikirjanpidon laatimisesta.

Kuinka kauan rästikirjanpidon laatimisessa menee?

Se, kuinka kauan rästikirjanpidon hoitoon kuluu aikaa, riippuu siitä, kuinka pitkältä ajalta kirjanpito on rästissä ja kuinka paljon ajalta on kertynyt tositteita. Parin kuukauden rästikirjanpito, johon kuuluu vain muutamia kuitteja ja laskuja, onnistuu usein nopeasti, kun taas puolenvuoden kirjanpidon laatimiseen kuluu enemmän aikaa.