Yrittäjä, huomioi kirjanpidon säilytysaika ja hallitse kuittiralli!
Yksi yrittäjyyden tärkeimpiä vastuita on huolehtiminen siitä, että liiketoiminnasta kertyvät tärkeät tositteet – kuten kuitit ja sopimukset – sekä muut dokumentit kerätään talteen kirjanpitoa varten. Tässä tulee huomioida myös lakisääteinen kirjanpidon säilytysaika.
Tositteiden säilytys voi kuitenkin käydä haastavaksi, jos sille ei luo järkeviä käytänteitä. Yrittäjyyskoulumme kokosi sinulle tähän artikkeliin vinkit kirjanpitoaineiston järkevään säilyttämiseen!
Mistä kirjanpidossa on kyse?
Kerromme tämän lyhyesti siltä varalta, että että olet tuore yrittäjä ja vasta selvittelet yritystoimintaan liittyviä asioita. Jokaisen yrityksen on pidettävä kirjanpitoa, jotta yrityksestä ja sen toiminnasta muodostuu selkeä kuva. Kirjanpidosta selviää muun muassa seuraavat asiat:
- yrityksen liiketoiminnan edistyminen
- yrityksen omaisuus
- mistä rahaa on tullut ja mihin sitä on käytetty
- mitä ja milloin yrityksessä on tapahtunut
- paljonko verotettavaa on kertynyt vuoden loppuun
Toiminimiyrittäjänä voit hyvin joko hoitaa yrityksesi kirjanpidon itse tai antaa sen ulkoisen tahon hoidettavaksi; tämä riippuu omasta motivaatiostasi ja liiketoimintasi suuruudesta.
Jos toimintasi on esimerkiksi melko pienimuotoista ja kirjanpito yksinkertaista, voi sinun olla järkevämpää huolehtia siitä itse. Mikäli liiketoimintasi taas on isompaa tai sinusta tuntuu, ettei aikasi tai mielenkiintosi riitä kirjanpidon tekemiseen, on sen ulkoistaminen kannattavaa. Tästä voit lukea lisää artikkelistamme Toiminimen kirjanpito itse – milloin se on järkevää?
Päädyitpä kumpaan vaihtoehtoon tahansa, tulee sinun itsesikin olla tarkka yritystoimintaasi liittyvien tositteiden kanssa. Ne ovat kirjallisia dokumentteja, jotka todentavat yrityksen erilaisia liiketoimintapahtumia.
Kuittien lisäksi tositteita ovat muun muassa laskut, tiliotteet, vuokrasopimus ja palkkalaskelmat.
Niiden huolellinen tallettaminen on tärkeää, sillä niiden kautta kirjanpitäjä saa kirjanpidon vaatimat tarkat, lain edellyttämät tiedot. Tositteita tulee säilyttää pidemmän aikaa, koska verottaja saattaa pyytää niitä nähtäväkseen vielä myöhemmin.
Kirjanpidon säilytysaika
Yrityksen kirjanpidon säilytysaika on aineiston tyypistä riippuen tavallisesti 6 tai 10 vuotta; nämä ajat on määritelty kirjanpitolaissa. Siksi huolellisuus ja järjestelmällisyys ovatkin valttia niiden tallentamisessa ja säilytyksessä.
Kuusi vuotta säilytettävään aineistoon kuuluvat tilikauden tositteet, liiketapahtumien kirjeenvaihto ja muu liiketapahtumia varmentava kirjanpitoaineisto.
Aikaa aletaan tällaisen aineiston kohdalla laskea sen kalenterivuoden viimeisestä päivästä, jona kyseinen tilikausi päättyy. Näin ollen esimerkiksi 31.03.2021 loppuvan tilikauden jälkeen kuusi vuotta säilytettävät tositteet tulee säilyttää ainakin vuoden 2027 loppuun saakka.
Sen sijaan 10 vuotta säilytettävään aineistoon kuuluvat muun muassa yrityksen toimintakertomus, tilinpäätös, kirjanpitokirjat ja luettelo kirjanpidosta sekä sen aineistosta. Tämän aineiston kohdalla kello alkaa tikittää suoraan tilikauden viimeisestä päivästä; jos tilikausi siis päättyy 31.3.2021, on aineisto on pidettävä tallessa vähintään 31.3.2031 asti.
On myös tositteita, joita tulee säilyttää pysyvästi. Näihin kuuluvat muun muassa yrityksen yleismääräykset ja -ohjeet, pöytäkirjat ja omaan toimintaan liittyvät sekä toiminnan kannalta merkittävät esitteet, mainokset ja muut julkaisut.
Kevytyrittäjien ei tarvitse huolehtia kirjanpidostaan itse, vaan heidän käyttämänsä laskutuspalvelu – kuten UKKO.fi – hoitaa sen heidän puolestaan.
Laskutuspalvelu säilyttääkin kuitit ja muun aineiston kirjanpitolain mukaisesti. Kevytyrittäjän tulee kuitenkin itsekin muistaa säilyttää kuittejaan ja muita tositteita ainakin vuoden ajan hänen oman henkilökohtaisen verotuksensa vuoksi.
Näin säilytät kirjanpitoaineistosi järkevästi
Kirjanpitoaineistoa on mahdollista säilyttää sähköisesti, paperisena tai sekä että; voit itse valita, mitä tapaa haluat käyttää. Pääasia on, että kaikki aineisto on hyvässä tallessa ja tarvittaessa helposti löydettävissä sekä luettavissa.
Jos sinusta tuntuu mukavammalta, että tärkeät paperisi ovat fyysisessä muodossa ja käsin kosketeltavissa, voit tallentaa kirjanpitoaineistosi selkeästi nimettyihin mappeihin tai kansioihin. Mikäli säilytät niitä kotitoimistolla, kannattaa niille varata oma tilansa; näin ne eivät huku muiden tavaroiden joukkoon tai päädy vahingossakaan roskiin kevätsiivoushuumassa.
Sähköinen arkistointi on kuitenkin loistava vaihtoehto. Sen avulla vältät äärimmillään pursuilevat arkistokaapit, ja aineistot ovat saatavillasi käytännössä missä vain!
Sähköisessä säilytyksessä voit käyttää omaa tietokonettasi tai vaikkapa ulkoista kovalevyä. Käteviä ovat kuitenkin myös pilvipalvelut tai taloushallinto-ohjelmat; jos käytät näitä, voit päästä aineistoihin käsiksi milloin vain ja millä tietokoneella tai älypuhelimella tahansa – kunhan muistat käyttäjätunnukset.
Jos päädyt käyttämään säilytyksessäsi esimerkiksi Google Drivea tai Dropboxia, suosittelemme tekemään aineistoille oman kansion, joka on selkeästi nimetty. Mikäli aineistoa alkaa kertyä paljon, kannattaa kansion sisään luoda lisää kansioita, joihin voit järjestellä aineistoja esimerkiksi vuosittain tai asiakkaan mukaan.
Kun saat asioidessasi kuitin, tallenna se välittömästi itsellesi: nappaa siitä selkeä valokuva ja lataa se saman tien palveluun.
Näin tärkeät tiedot ovat sinulla tallessa, vaikka paperinen kuitti katoaisi tai tuhoutuisi. Jotta säilöminen olisi mahdollisimman kätevää, kannattaa pilvipalvelun sovellus ladata puhelimeen.
Muista myös nimetä kukin tiedosto selkeästi tallennuksen yhteydessä; voit laittaa siihen esimerkiksi laskuttajan tai ostajan nimen sekä päivämäärän. Näin löydät tietyn tiedoston myöhemmin helposti!
Huomaa, että kirjanpitolain mukaan tositetta tai muuta kirjanpitoaineistoa ei saa poistaa eikä sen sisältöä muokata tilinpäätöksen laatimisen jälkeen. Aineiston muodon muuttaminen on kuitenkin sallittua, jos se on esimerkiksi säilytyksen tai käsittelyn kannalta helpompaa.
Esimerkiksi paperisen tositteen voi hyvin muuttaa myöhemmin sähköiseen muotoon, kunhan sen sisältö pysyy muokkaamattomana.
Jos sinulla on ulkoinen kirjanpitäjä, laadi hänen kanssaan pelisäännöt kirjanpidon eri seikoista. Mikäli käytössäsi on sähköinen kirjanpito, tulee teillä molemmilla olla oikeudet säilytyskansioon. Käykää myös tietoturvaan liittyvät asiat läpi tarkasti.
Lisää tietoa aiheesta saat kätevästä Toiminimen kirjanpito -pikaoppaastamme!
Lue myös
Kirjanpito-ohjelma, henkilökohtainen kirjanpitäjä vai kirjanpitopalvelu?
Edustuskulut ja neuvottelukulut kirjanpidossa – tiedätkö näiden eron?
Yrityksen kuitti kateissa – lue ohjeet, kuinka toimia
Yhdenkertainen vai kahdenkertainen kirjanpito?