Millaista on sujuva työ?

Kun työ sujuu, tulee yleensä kokonaisvaltaisen hyvä fiilis ja toisin päin: kun töissä on hyvä olla, työ myös yleensä sujuu.

Tämä ei toki ole kiveen hakattu fakta. Työ voi sujua hyvin, vaikka se ei toisikaan sen suurempaa iloa arkipäiviin. Työ kuitenkin on usein edes jokseenkin mielekästä, kun sen saa sujumaan hyvin ja mutkattomasti.

Mielekkyys omaa työtä kohtaan luo erityisen hyvän pohjan työn sujuvuudelle, sillä motivoitunut työn suorittaja jaksaa kehittää työskentelyään entistä sujuvammaksi.

Mitä sujuvuus sitten tarkoittaa? Yksinkertaisesti sitä, että määrätyssä asiassa ei törmätä haittaa aiheuttaviin ongelmiin ja esteisiin. Esimerkiksi projekti sujuu, jos ei kohdata suuria ongelmia, jotka sotkisivat aikataulun ja pysäyttäisivät esimerkiksi rakennustyöt työmaalla.

Sujuva työ on sellaista työtä, jossa perusasiat toimivat hyvin. Työ on suunniteltu hyvin, se on tavoitteellista, tuottavaa, tehokasta, turvallista, sopivan kuormittavaa, mielekästä, ja se kehittyy tai sitä kehitetään jatkuvasti olosuhteiden muuttuessa.

Alle olen koonnut asioita, jotka kannattaa ottaa huomioon sekä oman että muiden työn sujuvuuden varmistamiseksi!

Työn kannattavuus, tehokkuus, tavoitteet

Työn tekeminen on kannattavaa, kun sillä on selkeä tavoite, jota kohti mennään. Yksinkertaistettuna kannattavuus tekemiseen tulee siitä, kun tavoitteeseen pääseminen on mahdollista tietyillä resursseilla eikä päädytä pakkasen puolelle budjetin ja ajankäytön kanssa.

Tavoitteena voisi olla esimerkiksi rakennuksen valmistuminen tiettyyn päivään mennessä tai sitten mahdollisimman monen uuden personal trainer valmennettavan hankinta kuukaudessa.

Tavoitteellista tekemistä ohjaa tarkkaan suunnitellut työtehtävät. Jokaisen tehtävänannon on oltava selkeä ja helposti ymmärrettävissä sekä linjassa tavoitteen kanssa, jotta työpäivät voidaan suunnitella mahdollisimman tehokkaiksi.

Tehokkuus puolestaan on sitä, että työnteko on linjassa aikataulun kanssa ja asioissa edetään suunnitelman mukaan. Aika on rahaa, eikä sitä ei tule tuhlata joutilaisuuteen. On tärkeää poistaa kaikki turha työntekoa hidastava tai haittaava tekeminen ja keskityttävä muokkaamaan tärkeistä työtehtävistä yhä helpommin ja nopeammin suoritettavia tehtäviä huolellisuutta unohtamatta.

Häiriötekijöiden minimointi

Totuus on, että aina tulee mutkia matkaan ja tehokas työ keskeytyy välillä erinäisten syiden takia. Syyt voivat olla joko itsestä tai muista ihmisistä johtuvia syitä, taikka sitten ympäristön tai työvälineiden aiheuttamia häiriöitä ja keskeytyksiä. Tärkeää on tiedostaa omaa työtä haittaavat tai hidastavat tekijät ja puuttua niihin nopeasti.

Vaativan ja välillä vaarallisenkin työn tekijöiden on kiinnitettävä erityistä huomioita mm. ympäristön ja työvälineiden turvallisuuteen ja kuntoon ja pyrittävä minimoimaan muiden ihmisten aiheuttama keskeyttäminen ja häiritseminen tarkkaaavaisuutta ja keskittymistä vaativissa tilanteissa. Työ on mielekästä ja sujuvaa, kun saa työrauhan ja työn voi suorittaa ilman vaaratilanteita.

Työn motivaattorit tarpeeksi haastetta ja mahdollisuus kehittyä

Mielekäs työ on yleensä myös sujuvaa työtä. Jokainen itse tietää, mikä on itselle mielekästä ja mikä ei, mutta noin yleisesti ottaen ihminen nauttii työstään, kun se on sopivan haastavaa ja siinä on mahdollisuus kehittyä paremmaksi.

Se, että on oikealla alalla ja tekee itseä kiinnostavia asioita on tietenkin se paras motivaattori lähes poikkeuksetta, mutta kuitenkaan kaikille työn ei tarvitse olla se suuri intohimo.

Sen tulisi kuitenkin tarjota edes jotain muuta, kuin elannon, jotta ei tarvitsisi laskea minuutteja kotiin pääsyyn päivästä toiseen.

Tietenkin ihminen tekee töitä ensisijaisesti juuri elannon vuoksi ja raha onkin suuri motivaattori monelle. Osa ihmisistä valitsee palkan suuruuden perusteella työnsä ja pitää toisarvoisena työn kiinnostavuutta.

Siksi esimerkiksi hyvällä kompensaatiolla ja palkitsemisjärjestelmillä saadaankin luotua motivaatiota muun muassa työntekijöihin, jotka eivät tee työtään intohimonsa tai kutsumuksensa vuoksi. Kaiken kaikkiaan työyhteisöt, joissa työntekijöitä palkitaan onnistumisista ja joilla on mahdollisuus saada bonuksia tai muuta vastaavaa itselleen, ovat tyytyväisempiä työhönsä ja tekevät tavoitteellisemmin hommansa.

Pelkkä rahallinen tunnustus ei ole ainoa hyvä tapa osoittaa arvostusta työntekijöille. Myös verbaalinen tunnustus ja aikaansaannoksista kiittäminen ovat tärkeitä motivaattoreita töissä. Kukapa ei nauttisi siitä, että esimies kehuu hyvin tehdystä työstä ja omat aikaansaannokset huomataan?

Työn johtaminen

Esimies on jokaisen työntekijän tärkein ihminen töissä. Esimies tekee muiden työstä sujuvaa tai sitten kaaosta riippuen hänen kyvystään jakaa tehtävät ja resurssit tavoitteiden saavuttamiseksi. Esimies on alaisiaan varten ja ottaa vastuun työn suorittamisesta. Hänen tehtävänsä on sparrata ja tukea alaisiaan suoriutumaan parhaansa mukaan töissä.

Sujuva työnteko syntyy huolellisesta työn suunnittelusta ja vastuun jakamisesta työntekijöiden välillä!

Hyvä suunnittelu vie kiirettä pois ja työtehtävien suorittaminen sujuu miellyttävämmin.

Ammattitaito ja riittävä perehdyttäminen

Töitä on vaikea tehdä, jos ei ole hajuakaan siitä, mitä pitäisi tehdä tai kuinka työtehtävä kannattaisi suorittaa. Tämän takia työtehtävään perehdyttäminen on ensiarvoisen tärkeää aina.

Jotkin työt saattavat jopa aiheuttaa vaaratilanteita tai taloudellista haittaa, jos ne tehdään väärin tai huolimattomasti. Järkevä työnantaja nimittää erikseen henkilön perehdytysvastuuseen ja katsoo, että perehdytys on kattava ja antaa työntekijälle hyvät valmiudet suorittaa työtehtäviään turvallisesti, kannattavasti ja tehokkaasti.

Oikeanlainen ympäristö ja työvälineet

Kuten aiemmin jo mainitsin, ympäristö, jossa työ suoritetaan sekä työvälineet vaikuttavat paljonkin työn sujuvuuteen. Rakennustyömaalla on muunmuassa tärkeää, että työvälineet ovat tehokkaita, hyvin toimivia ja juuri tarkoitukseen sopivia.

Myös oikeanlaiset työvaatteet ja varusteet kuten hyväpohjaiset turvakengät, huomioliivit, kypärät, suojalasit ynnä muut tekevät työn tekemistestä sekä turvallista että toimivaa.

Työhanskat hyvällä näppituntumalla ovat tärkeä varuste sujuvan työn varmistamiseksi; Ilman hanskoja, kohmeisin sormin, on tehotonta saada hakattua nauloja lautaan ja isoissa karvavantuissa on vaikea saada edes naulasta kiinni.

Työilmapiiri ja kommunikointi

Pelkästään konkreettiset työn sujumista edistävät asiat ja haittaavista tekijöistä eroon pääseminen eivät yksinään takaa työn sujuvuutta. Me ihmiset olemme sosiaalisia olentoja ja kanssakäyminen muiden ihmisten kanssa vaikuttaa meihin todella paljon.

Työyhteisön sisäiset suhteet voivat joko edistää yleistä hyvinvointia ja työmotivaation rakentumista tai sitten tuhota kaiken. Jotkin työyhteisöt ovat kuin tiivis perhe ja joissain taas hoidetaan vaan työt kohteliaasti, mutta ei sen enempää kaveerata kollegoiden kanssa.

Avoin vuorovaikutus on kaiken A ja O, oli työyhteisö sitten kaverillinen tai ammattimainen. Tähän on satsattava. Kiistatilanteita, väärinymmärryksiä ja painetta tulee vääjäämättä ja siksi onkin tärkeää voida puhua asioista suoraan ja avoimesti kollegoiden kesken.

Avoimuus ja asioista keskusteleminen kaikkien yhteisen hyvän vuoksi luo hyvää fiilistä työpaikalle ja silloin työ sujuu mielekkäämmin. Hyvä työilmapiiri on jokaisen vastuulla ja avoimuus onkin juuri avain tähän.

Yleinen työhyvinvointi ja hyvinvointi

Koska olemme psyykkisen puolemme lisäksi fyysisiä olentoja, meidän työntekomme sujuvuuteen vaikuttaa myös hyvin arkiset asiat kuten lepo ja uni, ravinto, liikunta ynnä muu.

Jos emme ole fyysisesti terveitä ja huolehdi arjessa perustarpeistamme, emme myöskään pysty parhaaseemme työlämässä. Unen tärkeys tulee esiin erityisesti vaarallisen työn tekemisessä, jossa yksikin unen puutteesta johtuva virhe voi koitua kohtalokkaaksi, mutta yksinkertaisesti missä tahansa työtehtävässä suoriutumiseen tarvitaan motivaatiota ja motivaatiota on vaikea löytää, kun väsyttää liikaa.

Oikeanlainen, monipuolinen ravinto auttaa myös pitämään energiatasoa yllä ja pitää kehon kuin mielenkin terveenä. Tämä vaikuttaa osaltaan työn sujumiseen.

Liikuntaakaan ei sovi unohtaa. Istumatyötä tekeville vapaa-ajalla liikkuminen on erittäin tärkeää, mutta myös liikkuvampaakin työtä tekevien on hyvä huolehtia verenkierto- ja hengityselimistönsä kunnosta ja pitää myös lihaskuntoa yllä. Talven pimeinä aikoina reipas liikunta auttaa luomaan uutta puhtia arkeen!

Kirjoittaja Pauliina Saukkonen on markkinointitiimin SEM- ja social media marketing -intoilija, joka inspiroituu hyvästä tiimihengestä ja taitavista työkavereista. Hän on vapaa-ajalla cup cake -leipuri ja rakastaa kaikkea visuaalista tekemistä sekä siskonpoikansa, valkoisen paimenkoiran, Fredin kanssa puuhaamista.